 |
| | ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС-АРХИВОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ И ПРОБЛЕМЫ СОХРАНЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ АФ РФ | Д. С. Шабуров
Одной из причин организации бизнес-архива или промышленного архива на предприятии была необходимость контроля за деятельностью предприятия. Контроль выражался в сборе и обработке данных за несколько лет работы организации с целью определения ее промышленных мощностей, верности маркетинговой политики по продаже товаров и услуг. Кроме того, бизнес-архив одновременно выступал и средством защиты интеллектуальной собственности предприятия.
По прошествии времени из бизнес-архива, возникнувшего в качестве составной части аппарата управления, выделялась самостоятельная часть, некий комплекс документов, утративших свою практическую значимость, и на ее основе создавался исторический архив предприятия. При этом необходимо отметить, что исторический архив, как и бизнес-архив, продолжал выполнять экономические функции, хотя и несколько иного рода.
С одной стороны, наличие у организации своей самобытной истории повышало ее статус в глазах служащих. Ощущение своей личной причастности к истории повышало их самооценку, традиции, сложившиеся на фирме, формировали корпоративную культуру, а долгая история деятельности организации давала им возможность проникнуться чувством стабильности, уверенности в завтрашнем дне. Все это, в конечном счете, стимулировало деятельность служащих, заставляло их ценить свою должность.
С другой стороны, исторический архив позволял индивидуализироваться и самой организации в обществе. Наличие собственной истории выделяло ее из массы схожих, подобных ей институтов. Кроме того, это интегрировало ее в историю общества. Теперь организация выступала уже не просто как коммерческое предприятие, а как некий новый общественный институт. Организация получила возможность продемонстрировать свои заслуги перед обществом, доказать свою для него полезность. Все это увеличивало степень доверия общества к организации, т.е. потенциальных клиентов, а, следовательно, и ее коммерческие поступления. При этом наиболее простыми и в то же время действенными формами представления исторической информации о себе: являлись организации выставок и научные публикации об истории предприятия. Подобным образом дело обстоит в Западной Европе и США.
В России же, в настоящее время, сложилась несколько иная ситуация. Сейчас сложно сказать, насколько развиты и есть ли вообще бизнес-архивы на предприятии. С целью определения развития предпринимательских архивов и службы делопроизводства на предприятии кафедрой Научно-технических и экономических документов и архивов ведется работа по анкетированию отдельных коммерческих предприятий. Был выбран ряд крупных коммерческих организаций, занятых в различных областях производства и наиболее крупные коммерческие банки Москвы. Отобранным организациям были разосланы анкеты с вопросами, касающимися организации делопроизводства и архива. Однако, уже сейчас, даже не имея результатов анкетирования, можно с определенной долей уверенности говорить о наличии в организациях если не полноценных бизнес-архивов, то, по крайней мере, хранилищ документов. Особенно это справедливо в отношении коммерческих банков, объем документооборота, которых чрезвычайно велик, а большая часть их документации должна хранится как минимум в течение пяти лет. При этом, их деятельность в части осуществления хранения документов контролируется государственными органами, хотя и в опосредованной форме. В частности этот контроль может осуществляться через проведение выемок документов органами прокуратуры, через запросы налоговых органов и органов исполнительной власти, через обращения бывших клиентов банков. Все это, как и хозяйственная необходимость, заставляет коммерческие банки искать способы организации своей службы делопроизводства и архива. Тем не менее, работа по организации бизнес-архивов на предприятиях и в коммерческих банках идет крайне медленно. Можно выделить целый ряд причин, по которым это происходит, однако, основной из них, по-видимому, является экономическая. У организаций просто нет средств, чтобы организовать свой архив: выделить помещение, нанять сотрудников, оснастить рабочие места.
Возможно, что еще одной причиной, по которой руководство организации не спешит с созданием исторического архива, является недостаток у него собственно исторических знаний, недооценки значимости исторической информации для непосредственной практической деятельности фирмы, неумение ее использовать в своей работе. Пробелы в экономическом образовании, связанные с недостаточным преподаванием истории и неумением работать с ретроспективной информацией, подтверждаются и сами экономистами. В качестве примера можно привести статью Нуреева Р., Латова Ю. «Плоды просвещения (Новая российская экономическая наука на пороге Ш тысячелетия) // «Вопросы экономики», 2001, №1, в которой, помимо прочего, упоминается о необходимости введения исторических дисциплин, как в образовательный процесс, так и собственно в экономическую теорию. Авторы говорят о новой экономической истории, в которой выделяют два направления: клиометрическое во главе с Р. Фогелем, которое занимается анализом традиционных источников, базирующееся на использовании математического инструментария, и второе направление, представители которого стремятся применять принципиально новый для историков понятийный аппарат (права собственности, трансакционные издержки и т.д.). По их мнению, в России наиболее: развито первое направление -клиометрическое — представленное, прежде всего, работами академика И. Ковальченко. Программной работой, пропагандирующей возможности математического анализа первичных исторических данных с целью выявления скрытой информации, стала его книга «Методы исторического анализа» (М., 1987г.). Второе направление, как они считают, еще не завоевало в России особой популярности. В качестве одной из первых работ демонстрирующих возможности этого подхода к изучению истории, стала работа Ю.Латова и С. Ковалева «Аграрный вопрос в России на рубеже XIX - XX веков: попытка институционального анализа» // «Вопросы экономики», 2000, №4, в которой показывается, что помещичье землевладение в условиях характерного для России конца XIX - начала XX века «двоепра-вия» стало генератором специфических негативных внешних эффектов, тормозящих развитие крестьянских хозяйств. Убежденные, что «по справедливости», то есть по нормам традиционного права, собственниками земли могут быть только те, кто на ней трудится, крестьяне вместо совершенствования агротехники, предпочитали «инвестировать» свои силы и энергию в борьбу за «черный передел» помещичьих земель, принадлежащих дворянам по нормам официального права.
Можно отметить, что исследования подобного рода базируются, прежде всего, на изучении массовых первичных исторических источников, дающих возможность подойти с разных позиций к изучаемому вопросу. По-видимому, это заставляет пересмотреть практику отбора обобщающих документов, в значительной степени сужающих круг исследуемых параметров. При этом необходимость пересмотра критериев экспертизы ценности документов выходит в настоящее время на первый план. Связано это еще и с тем, что отчетная документация и, прежде всего бухгалтерские отчеты, являющиеся одним из основных видов экономических документов, передающихся на государственное хранение, по мнению экономистов, содержат недостаточно точную информацию о финансовом положении организации. Вопросам точности бухгалтерской документации посвящен ряд статей в журнале «Вопросы экономики», 2000, №5. Авторы статей, исследуя сложившуюся ситуацию, утверждают, что финансовая отчетность не отражает реальную ситуацию в связи с тем, что большая часть расчетов между предприятиями в последние несколько лет происходит в неденежной форме, что затрудняет их отражение в финансовой отчетности и приводит к искажениям. Так, А. Яковлев, в статье «Раскрытие информации о предприятиях и проблемы классификации неденежных трансакций», в связи с отражением в бухгалтерских документах неденежных операций, пишет, что «...по мнению российских бухгалтеров - практиков, в подобной ситуации бухгалтерская отчетность становится фактически бесполезной для ее пользователя в лице кредиторов, акционеров, потенциальных инвесторов, мелких органов государственного управления»," по-видимому, сюда же мы можно добавить и исследователей, занимающихся изучением экономической
__________________
1 Яковлев А. «Раскрытие информации о предприятиях и проблемы классификации неденежных трансакций» // Вопросы экономики, №5, 2000, стр. 91.
_________________
истории России. По мнению же Г. Безрученко и Л.Горбатовой, не имея возможности подучить объективную информацию о финансовом положении предприятия, менеджмент вынужден составлять параллельные системы финансового учета, основанные на экономических оценках конкретных сделок. Однако такого рода отчетность имеет два существенных недостатка. Во-первых, показатели внутренней отчетности недоступны для внешних пользователей, во-вторых, показатели отчетности различных компаний будут несопоставимы друг с другом, так как единые методики оценки различных статей учета, обусловленных неденежными расчетами, отсутствуют2. При этом, данная внутренняя бухгалтерская документация даже не будет сохранена, что создает опасность утраты информацию о деятельности предприятий в 90-е годы: официальная финансовая отчетность предоставляет недостоверные данные, а внутренняя бухгалтерская документация, неофициальная, создавая для внутренних целей управления предприятиям не передается на государственное хранение. В данной ситуации, по-видимому, необходимо перейти к практике отбора как можно большего комплекса документов на государственное хранение, причем не только сводных годовых отчетов предприятий, но и бухгалтерской, финансовой документации за более короткий период и по отдельным структурным подразделениям организации, тем самым, создавая возможность
__________________
2 Безрученко Г., Горбатова Л. «Отражение неденежных расчетов в бухгалтерском учете: российская практика» // Вопросы экономики, №5, 2000, стр. 119.
__________________
проверки и сопоставления документов. Возможно, что данная практика может быть временной, и применяться лишь до тех пор, пока не будут разработаны достаточно точные методики оценки финансового состояния предприятия.
В результате, в сложившихся условиях все большее значение на предприятии приобретает фигура историка - архивиста. Именно он вынужден будет проводить большую часть работы по организации делопроизводства, созданию бизнес-архива и проведению экспертизы ценности документов. Следовательно, необходимо пересмотреть отдельные моменты в подготовке специалистов, занимающихся организацией архивов на предприятии. По-видимому, необходимо идти по пути постоянного повышения образовательной планки историка-архивиста и в первую очередь историка-архивиста, занимающегося бизнес-архивоведеним и экономической историей. Архивист должен стать специалистом, ответственным за осуществление информационного менеджмента в организации, способного работать не только в архиве, но и в службе делопроизводства, знающего как обеспечить взаимодействие различных структурных подразделений между собой при разработке отдельных документов, работу по взаимодействию структурных подразделений с архивом и службой делопроизводства. Все это невозможно не только без современных знаний в области истории, архивного дела, делопроизводства и компьютерных технологий, но и без глубокого изучения права и экономики. Изучение дисциплин по праву и экономике: позволит лучше понять деятельность отдельных структурных подразделений и оценить содержание документов, образующихся в их работе, кроме того, без знания этих предметов невозможно заниматься и историко-архивоведческим анализом экономической документации, проведением экспертизы ценности документов. В противном же случае, роль архивиста будет сводиться лишь к статусу технического специалиста, ответственного исключительно лишь за прием документов и неспособного провести полноценной работы по хранению и использованию документов, их экспертизе ценности. Архив же превратится в склад ненужных бумаг. Кроме того, лишь качественно новый уровень в подготовке архивистов может изменить точку зрения руководства организации на роль и место архива на предприятии, и значение для организации деятельности архивиста.
Таким образом, работа по экспертизе ценности экономических документов и отбору их на постоянное хранение должна строится на основе междисциплинарного подхода, сочетающего экономическое и историческое знание. Однако, проведение этой работы будет невозможно без изменения системы подготовки историков - архивистов, занимающихся экономической историей и бизнес-архивоведением.
|
|
| |
