Типовые решения
Отраслевые решения
О платформе STOR-M3
Как ознакомиться с системой
Технические характеристики
Поддержка
Обучение





Отправьте запрос:

Организация:
ФИО:
Должность:
Контактный телефон:
Город:
E-mail:
Откуда о нас узнали:
Доступ к демо-версии:
Вопрос:

Конференция "Электронные документы и архивы: теория и практика"



8-9 апреля 1999 г. в Москве состоялась конференция "Электронные документы и архивы: теория и практика", организованная Московским городским объединением архивов, Историческим факультетом МГУ им. М.В. Ломоносова, Ассоциацией "История и компьютер". В конференции приняли участие более 40 специалистов, представлявших Федеральную архивную службу (ФАС), ВНИИДАД, Государственный архив РФ, Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ), Московскую областную Думу, Научно-технический центр "Информрегистр", Белорусский научно-исследовательский Центр электронной документации (БелНИЦЭД), МГУ им. М.В. Ломоносова, Алтайский государственный университет, Петрозаводский государственный университет, Историко-архивный институт РГГУ, ВНИИ проблем вычислительной техники и информатики и других. Было заслушано 16 докладов и сообщений, вызвавших оживленную дискуссию и обсуждение.

Последние 10 лет проблема архивирования электронных документов активно обсуждается в научных кругах. Конференция была предназначена в первую очередь для того, чтобы приземлить ученую дискуссию на почву отечественного архивного дела. На конференции работали три секции "Определение электронного документа и основания для придания ему юридического статуса", "Организация доступа и проблемы использования электронных документов", "Электронные документы в текущем делопроизводстве, в электронных архивах учреждений и на постоянном хранении. Проблемы хранения электронных документов".

С вступительным словом, посвященным взаимоотношениям историков и архивов в информационный век, к участникам конференции обратился декан Исторического факультета МГУ проф. С.П. Карпов. Главная проблема, которую он поднял, - доступ историков к информационным ресурсам архивов. При этом возможности работы с электронными ресурсами значительно превышают традиционные. Поэтому историки заинтересованы:
1) чтобы электронные архивы принимали и хранили электронные ресурсы,
2) чтобы архивы вели работы по оцифровке имеющихся документов и предоставляли к ним доступ,
3) чтобы архивы были заинтересованы в инициативном формировании банка электронных копий исследователями, причем бесплатно,
4) чтобы электронные архивы были открыты через Интернет, где имелась бы полная справочная по ним информация. Вопрос выставления в сетях документов архивов слишком сложен и может решаться в конкретном случае по разному,
5) чтобы университетские компьютерные сети были связаны (объединены) с электронными архивами, что позволило бы интенсифицировать проводимые исследования.

На секции "Определение электронного документа и основания для придания ему юридического статуса" было заслушано 6 выступлений. Руководитель секции И.Н. Киселев представил доклад "Электронные документы в России: общий взгляд с архивной точки зрения". Отметив, что по-прежнему отсутствует приемлемое определение электронного документа, докладчик объяснил, почему это случилось. До появления вычислительной техники и связанных с нею специфических носителей информации человечество не сталкивалось со столь революционным изменением средств фиксации и средств восприятия информации (в компьютерных системах документ "исчезает" физически). Причем эти изменения не закончились, а продолжаются с развитием технологии. В результате - "электронный документ взорвал архивную практику". По мнению И.Н. Киселева, архивисты сейчас находятся в ситуации осознания и анализа современного информационного феномена, связанного с электронными документами и электронными архивами. Однако, что делать архивам в такой ситуации, пока не берется сказать никто: "Мы только что обнаружили, что Земля не плоская, но какая она в действительности - не знаем. Некоторые подозревают, что у Луны есть обратная сторона".
Выводы, к которым подвел докладчик слушателей могут быть сформулированы следующим образом:
  • Архивисты всегда предвосхищают будущих историков. Они определяют, какие документы будут храниться в архивах.
  • Архивы - посредники между информацией и человеком. Они хранят вещи, на которых зафиксирована информация.
  • Нельзя подвергать анализу феномен, который нестабилен.
  • Следует определиться терминологически, сделав акцент на сходстве понятий "документ" и "архивный документ", а не на различии этих понятий.
  • Несмотря на возможность потерять многие свидетельства о современной истории, архивистам следует подождать некоторое время до возникновения de-facto стандартов: форматы файлов текстовой, графической, аудио-, видео- иноформации, платформ, и т.п.
Необходимость ждать вытекает и из невозможности предвидеть возможные затраты на дальнейшее переформатирование и миграции принятых на хранение данных и документов. При том, что сейчас наиболее существенная часть документов создается в традиционном виде, не имеет смысла торопиться с приемом на хранение электронных документов.

Директор НТЦ "Информрегистр" Госкомсвязи А.Б. Антопольский представил доклад "Нормативная база электронных документов". Докладчик начал с освещения планов правительства по разработке нормативной базы электронных документов. В этих планах работа по 3 законам: внесение изменений в закон "Об информации и информатизации", разработка закона "О цифровой подписи", внесение дополнений и изменений в закон "О международном информационном обмене". Все три закона имеют первостепенную важность для архивистов, однако их разработка ведется без их непосредственного участия. Также по инициативе правительства начата разработка законопроектов "Об информационном обеспечении органов власти", "Об обязательном экземпляре документов", проектируются изменения в закон "О средствах массовой информации".

Докладчик остановился на деятельности Комиссии по информатизации при Президенте РФ. Ею была разработана "Концепция по управлению информационными ресурсами" (опубликована в журнале "Информационные ресурсы, ©1, 1999 г.). Именно на основе этой концепции правительство приняло решение подготовить 2-летний план своих действий. Сейчас проходит стадия согласования перечня подзаконных актов. Среди них докладчик упомянул в первую очередь "Методические указания по определению наиболее важных государственных информационных ресурсов". Последние представляют несомненный интерес для архивистов именно с точки зрения экспертизы ценности и принятия на хранение.

В рамках концепции разрабатывается вопрос о разделении полномочий между федерацией и субъектом. Не меньшие проблемы порождают и межведомственные конфликты. Поэтому будет подготовлен документ, касающийся координации деятельности ведомств по использованию информационных ресурсов. Следующая проблема, которая получит разработку в нормативных актах - это рассмотрение информационных ресурсов как имущества для решения вопросов инвентаризации (постановка на баланс, оценка стоимости в той части, в которой они являются материальными ресурсами, и т.п.). Нуждается в правовой разработке и вопрос финансирования информационной деятельности. Тогда расходы на информационную деятельность, ныне скрытые в других статьях, будут очевидны, доступны для проверки эффективности. На уровне президентской власти готовится указ о регистрации информационных ресурсов всех уровней, для чего будет создан единый распределенный реестр.

Докладчик упомянул для обсуждения проект программы "Российская электронная библиотека", которая возможно получит отдельное финансирование в бюджете-2000. В проекте закладывается разработка стандартов, методических проблем, связанных с определение электронных документов, изданий. Предполагается участие 10 министерств, в том числе и Росархива. Отдельно следует упомянуть, по мнению докладчика, вопрос о стандартах. Он согласен, что стандарты устанавливаются de-facto, что вызвало возражения присутствовавших специалистов. Так например, в Великобритании принят стандарт электронных библиотек. Стандарт Интернета продолжает разрабатываться консорциумом WWW и Microsoft. Следует ждать появления стандарта метаданных, который в свою очередь также будет развиваться (XTML по отношению к существующим HTML и SGML).

Докладчик считает, что только во взаимодействии Информрегистра и архивов можно получить как достаточно полные сведения о имеющихся в стране информационных ресурсах, осуществить анализ этой информации и на этой основе расширить поле экспертизы ценности электронной документации, выработать ее критерии. Информрегистр ежегодно издает каталог с зарегистрированными БД.

Выступление В.Л. Носевича, директора Белорусского Научно- исследовательского Центра электронной документации было посвящено освещению основных подходов к проблеме электронного документирования в Республике Беларусь. Докладчик рассказал о нормативной базе, определяющей функционирование электронных документов в Белоруссии.

Так в новой редакции закона "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (1999) отмечается, что документы, относимые к архивному фонду, могут быть зафиксированы как на бумажных, так и на технотронных носителях. Предельный срок временного хранения технотронных документов (в том числе и базы и банки данных) не должен превышать трех лет, после чего документы с постоянным сроком хранения должны передаваться в государственные электронные архивы. Для постоянно обновляемых информационных ресурсов в электронной форме предусмотрено регулярное создание электронных архивных копий. В законе "Об информатизации" документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (так же как и в российском ГОСТе). Тот же закон установил, что документ, содержащий информацию, обработанную информационной системой, приобретает юридическую силу после его удостоверения должностным лицом в установленном порядке или электронной подписью.

В Национальном центре законопроектной деятельности идет работа над проектом закона "Об электронном документе", где проведена идея полного правового равенства электронных и бумажных документов. Понятие электронного документа в нем значительно сужено: таковым предполагается считать только документ, снабженный электронной цифровой подписью. Однако более широкий подход реализован в проекте государственного стандарта "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения", который предполагается ввести в действие в 1999 г. Он предполагает два варианта удостоверения подлинности официального электронного документа: посредством цифровой подписи или посредством удостоверяющего листа, оформленного должностным лицом в форме обычного бумажного документа и прилагаемого к документам на машинных носителях, например, при их передаче в электронный архив. Удостоверяющий лист будет свидетельствовать, что подлинность и целостность информации обеспечивались организационными мерами. Для проверки может быть использована контрольная характеристика файла (значение хэш-функции), включаемая в удостоверяющий лист. По мнению докладчика, заверение подлинности с помощью бумажного документа может оказаться недостаточным с точки зрения доказательной ценности документа в суде, но вполне применимо для электронных документов, имеющих прежде всего справочную ценность.

К концу 1999 г. предполагается введение в действие еще двух стандартов: первый будет регламентировать процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи, второй - требования к функции хэширования. В.Л. Носевич считает, что после появления указанных стандартов и закона "Об электронном документе" ситуация с использованием электронных документов в делопроизводстве прояснится, что вызовет быстрый рост их количества и массовое поступление в электронные архивы.

Важнейшим тезисом в выступлении В.Л. Носевича был следующий - необходима выработка общих требований к системам безбумажного документооборота с точки зрения архивного хранения. Сегодня такая регламентация в Республике Беларусь практически отсутствует. Лишь в методических рекомендациях "Архивное хранение электронных документов" (1998) рекомендуется при проектировании или внедрении информационных систем, в среде которых происходит создание и обращение электронных документов, осуществлять планирование их жизненного цикла с обязательным участием специалистов, ответственных за хранение документов в электронном архиве организации, а также представителей государственной архивной службы.

В проекте стандарта "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения" эта норма фигурирует уже в качестве обязательного требования. Планирование жизненного цикла электронных документов предусматривает определение требований к ним таким образом, чтобы они были доступными и воспроизводимыми на всех стадиях жизненного цикла, включая и архивное хранение. Среди этих требований - проведение предварительной экспертизы ценности по видам документов, определение процедур передачи электронных документов на ведомственное хранение и создания сопроводительной документации, согласование форматов данных, информационно-поисковых характеристик, на основании которых затем будет строиться описание документов в электронном архиве, и др. Докладчик подчеркнул, что только практика покажет, насколько эффективными окажутся эти требования.

По мнению выступающего, распределенное хранение электронных документов для наших стран неприемлемо, поскольку рассчитано на иной уровень правового сознания и ответственности. Трудно рассчитывать на то, что организации будут исправно затрачивать большие ресурсы на конвертацию документов, непосредственная надобность в которых отпала. В Белоруссии основной стратегией является государственное хранение электронных документов, но действующее законодательство оставляет свободу для маневра. Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" предусматривает возможность продления сроков хранения документов по месту их создания путем выдачи лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.

В.И. Тихонов, в.н.с. Центра научного использования Московского городского объединения архивов, представил обзор "Архивы и работы по информатизации органов власти и городских организаций Москвы". Работы по информатизации органов власти и городских организаций Москвы по-прежнему идут полным ходом. В 1997 г. реализовывалось 148 проектов. Общее количество запланированных на 1998 г. составило 239 проектов.
Докладчик отметил, что все указанные работы велись и ведутся без участия представителей объединения "Мосгорархив". Какие в результате этого появятся электронные документы нам не известно. Не известны номенклатура документов, их видовая классификация, стандарты форматов, требования к жизненному циклу, как планируется осуществлять их долговременное хранение и планируется ли вообще. В самом Распоряжении говорится, что "подавляющее число ИС используют свои (внутриведомственные) классификаторы, справочники, словари, имеющие общегородской характер. В конечном итоге это отражается на степени полноты информации, достоверности и затратах на ее формирование, возможности построения функционально полной общегородской информационной системы. Не решены вопросы нормативно-правового регулирования по владению, использованию и распоряжению информационными ресурсами, сертификации и лицензированию программно- технических средств". Правительство Москвы в какой-то мере осознает недостатки проводящейся информатизации. Однако оно вероятно даже не подозревает о проблемах, связанных с архивированием электронной документации и, самое главное, с возможностями доступа к ней через продолжительный период времени.

Докладчик считает, что решение следующих задач обеспечит подготовку методической и организационной базы для решения стратегической задачи - прием на хранение и использование электронных документов: 1) Участие архивистов в выработке информационной политики московского правительства: обсуждение стандартов и перспектив внедрения разных программных продуктов и т.п. 2) Внедрение обязательного архивного лицензирования программных продуктов и устанавливаемых в органах власти и городских организациях Москвы автоматизированных информационных систем. 3) Взаимодействие со всеми службами Правительства Москвы, курирующими информационное обслуживание его деятельности. 4) Разработка правил и методики приема электронных документов на постоянное хранение в государственные электронные архивы. 5) Участие в разработке нормативной документации по приему- передаче на архивное хранение электронных документов.

А.Г. Цицин, генеральный директор АО "Термика" выступил с докладом "Правовые базы данных и проблемы полнотекстового документооборота". Он отметил, что за последние десять лет правовые базы данных настолько широко внедрились в практику работы юридических и физических лиц, что сегодня большинство из них не представляют себе как бы они обходились без этой глыбы информации. Но если разобраться, каков правовой статус электронных документов, входящих в такие БД, то окажется, что разработчики всех правовых систем всегда подчеркивают, что статус их единиц информации носит справочный характер. Но в российской действительности за последние годы появились попытки придать электронным документам, входящим в подобные БД, и официальный характер!

В качестве примера докладчик привел указы Президента России, определяющие статус БД, которые хранятся и непрерывно пополняются в Научно-техническом центре (НТЦ) правовой информации "Система" ФАПСИ при Президенте РФ. Так статья 8 Указа ©763 от 23.05.96 гласит: "Официальным также является указанный Бюллетень [нормативных актов федеральных органов исполнительной власти издательства "Юридическая литература" Администрации Президента РФ], распространяемый в машиночитаемом виде научно-техническим центром правовой информации "Система".

Характерная особенность состоит в том, что эти документы в соответствии с заключенными договорами поступают во многие коммерческие правовые базы данных. Это позволяет существенно снизить затраты на ввод информации и сделать попытку и на этом уровне придать им официальный статус. Этого, например добились разработчики системы "Кодекс" в Санкт-Петербурге, разработчики БД "Саратовское региональное законодательство". Кроме того, сегодня любой желающий может свободно получить с Web-сервера www.arbitr.ru электронные документы из "Эталонного банка арбитражной практики", хотя формально официального статуса эта БД Высшего Арбитражного Суда не имеет. Второй составляющей указанного процесса, по мнению докладчика, является наполнение правовых баз данных информацией. Откуда же должны поступать электронные нормативные акты? Ну, конечно же, из системы электронного документооборота! Однако несмотря на то, что уже существуют десятки таких систем, но они в лучшем случае поддерживают электронные картотеки, учитывающие этапы формирование документа и контроля его исполнения.

В этой связи и была предпринята разработка новой интегрированной системы, в которой полнотекстовая обработка документов сочеталась со спецификой документооборота в федеральных, региональных и муниципальных органах законодательной и исполнительной власти. Чтобы электронные (конечно же и печатные) документы соответствовали ГОСТам, инструкциям, шаблонам документов, методикам и т.д. в проект вступил новый участник - ВНИИДАД и начато производство нового продукта "Кодекс: Документовед", призванного методически правильно выстроить электронный документооборот и его электронный архив.

Таким образом, наметилась совершено очевидная тенденция интеграции систем электронного документооборота и электронного архива. И тогда, по мнению докладчика, к началу следующего тысячелетия количество электронных документов уже будет измеряться не сотнями тысяч, а миллионами.

И.Ф. Юшин, зав. сектором Московского городского объединения архивов, представил на обсуждение доклад "Правила работы государственных архивов и электронные документы". Он остановился на необходимости внесение изменений и в Правила работы государственных электронных архивов.

Электронные архивы уже сейчас должны принять меры, позволяющие накопление и использование информационных ресурсов, адекватно отражающих различные аспекты общественной жизнедеятельности в информационном пространстве. Должны быть выработаны соответствующие приемы и методы сохранения "виртуальной реальности". При этом принципы организации архивного дела, утвержденные вековым опытом и традицией не могут сломаны. Должны быть пересмотрены некоторые приемы и методики архивного дела, в том числе - а может быть и в первую очередь - те, что появились не столь давно и были связаны с развитием электронно-вычислительной техники.


Нет ничего принципиально нового в том, что архивисты будут участвовать во внедрении электронных систем управления документооборотом (СУД). Только методические и технические приемы работы будут отличаться от традиционных. Самое главное отличие состоит в том, что запуск системы будет означать начало процесса отбора документов на хранение и практически начало архивного контроля за хранением изданного документа.

Создаваемые в СУД документы должны хранить деловой, делопроизводственный контекст своего создания и бытования, данные о программных средах и форматах (метаданные), содержать реквизиты, требующиеся для учета, описания, хранения и использования в архиве. Протоколы доступа к электронным документам не могут подвергаться редакции и должны быть "опечатаны" представителями электронного архива. Метаданные должны содержать указания на ограничение доступа в соответствии с законами и "Основными правилами".

Вместе с тем, нынешние принципы отнесения документов к составу АФ РФ, и критерии соответствия этим принципам: происхождения, содержания и внешних особенностей - не позволяют относить современные делопроизводственные электронные документы к АФ РФ. Это касается, например, критериев внешних особенностей: формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа.

Первые проблемы с переформатированием и миграциями электронных документов начнутся в государственных и муниципальных органах и организациях, для которых установлен максимальный срок хранения документов, превышающий 5 лет. За этот период, скорее всего, произойдет смена форматов хранимых файлов, потребуется их переформатирование для сохранения доступности к документам. Таким образом, делопроизводство и электронные архивы учреждений в первую очередь должны будут принимать меры по сохранению доступности и читабельности сохраняемых электронных документов. Обойтись без стандартизации хотя бы пределах одной территории (субъекта федерации) невозможно. Докладчик считает, что контроль за стандартами, миграциями и переформатированием придется взять на себя государственным электронным архивам.


Долговременное распределенное хранение требует кардинальных изменений в правилах работы, и ко всему прочему, опротестовывается многими ведущими архивистами. Распределенное хранение в большей степени относится к документам негосударственной части архивного фонда и к документам, хранящимся в ведомственных электронных архивах и электронных архивах организаций. Информация о такого рода документах может и должна хранится в государственных архивах, осуществляющих контроль за деятельностью, опекающих эти учреждения. Тем более, что по истечении установленных предельных сроков временного хранения документы государственной части архивного фонда в упорядоченном состоянии, с соответствующим НСА передаются на постоянное хранение в государственные электронные архивы.

Использование. С точки зрения историка - это самая главная функция архивов. Историк, работающий с электронными документами получает не только значительные преимущества, так как имеет возможность быстрого и многоаспектного поиска, но и усложнение источниковедческой фазы исследования. Проблемы критики источников приобретают совершенно новое качество. На первый план выходят проблемы доказательства аутентичности и достоверности, напрямую связанные с архивным делом и архивной практикой.

Сказанное отражает лишь часть назревших проблем, связанных с комплектованием, хранением, учетом и использованием электронных документов, быстро распространяющихся в информационном обществе. Секция "Организация доступа и проблемы использования электронных документов" обсудила вопросы доступа к документам, проблемы выставления документов Интернете, источниковедческой критики, археографии. Руководила секцией И.М. Гарскова, с.н.с. лаборатории исторической информатики Исторического ф-та МГУ им. М.В. Ломоносова. С докладами и сообщениями выступили 6 человек. О.В. Наумов, зам. директора РЦХИДНИ, осветил проблему создания и использования ресурсов в электронных архивах на примере создаваемой в РЦХИДНИ информационной системы по фонду Коминтерна. В выступлении речь шла скорее не самих документах, а об их копиях, которые составят фонд пользования и буду функционировать в системе читального зала. Но вместе с тем вопросы описания, обеспечения сохранно- сти, доступа и многие другие будут регулироваться как для документов так и для копий одинаково. Проект, предпринятый РЦХИДНИ под эгидой Международного Совета Архивов и при сотрудничестве с Национальным архивом Франции, Бундесархивом (ФРГ), Библиотекой конгресса США свидетельствует, что в наших архивах возникают большие массивов оцифрованных документов. Стоимость проекта - около 1 млн. долларов США. В итоге разработчики хотят получить 1 млн. цифровых копий. Проект рассчитан на 3 года. Рабочая среда в настоящее время - OS/2, но в следующем году система будет переведена на Windows NT и будет функционировать в среде Oracle. Программное обеспечение по заказу МСА готовится в Испании. Она предложена Международным Советом. Идеологию работы с базой и состав полей, дескрипторы пишутся и разраба- тываются в РЦХИДНИ.

Создание БД потребовало усовершенствования НСА. Некоторые дела, наиболее важные описываются заново, исходя непосредственно из состава этих дел. После ввода и оцифровки учетные данные фонда не меняются, никакого движения не происходит. В БД вносятся сведения по открытым описям на уровне заголовков и описания дел. Составляется именной указатель - в основном по личным дела (более 120 тыс.). Решаются проблемы транслитерации - много иностранных работников. Часто выявить первоначальное написание и произношение особенно азиатских фамилий невозможно. Другой вопрос состоит в том, что часто использовались псевдонимы.

Докладчик остановился на актуальной проблеме качества ввода информации, поскольку ошибки ведут к потерям при поиске, подрывающим смысл работы и затрат. Говоря о форматах, О.В. Наумов заметил, что архив и разработчики пытались ориентироваться на некие стандарты, так для цифрованных изображений - это tiff-формат. В итоге предполагается иметь автоматизированную библиотеку на 500 дисков, обеспечивающую доступ из читального зала (20 оборудованных мест).

А.Б. Антопольский, директор НТЦ "Информрегистр" Госкомсвязи выступил с сообщением "Проекты автоматизированных электронных библиотек".

После успеха электронной библиотеки, посвященной А.С. Грибоедову, НТЦ приступил к созданию электронной библиотеки "Пушкин и русская литература". Всего в этом проекте задействовано 6 участников, среди которых Институт русского языка, Историческая библиотека и др. Примеры такого рода изданий есть и за рубежом - электронные издания произведений Данте, Бокаччо, Ибсена, Шекспира и др. По мнению докладчика, это будет полное собрание сочинений Пушкина и трудов о нем со справочным аппаратом, иллюстрациями, вариантами текстов, редакциями и т.п. С другой стороны это будет полнотекстовая система. Текст будет пригоден для обработки, но в то же время будет "выглядеть" как печатный оригинал, сохраняющий все семантически значимые характеристики. После сканирования или набивки разметка текста проводится с помощью русского SGML, выявляется структура документов, формируются указатели, устанавливаются гипертекстовые связи. Для поисковых целей задействована поисковая машина "Яндекс" для лексического поиска, сделана система для атрибутного поиска, будет осуществляться общая навигация по всем документам по древовидной (иерархической) структуре. К настоящему времени предполагается ввод 150 тыс. документов.

Предполагается иметь две версии библиотеки - на CD и для Интернета. В последнем случае версия готовится на языке HTML. Это перспективно, поскольку число пользователей с учетом коллективных - это 1,5 млн. человек в России, при высоких темпах роста числа пользователей, снижающихся ценах и прогрессе технологий.

В.Н. Владимиров, декан исторического факультета Алтайского государственного университета посвятил свое выступление прлоблеме: "Историк и электронные ресурсы. Опыт работы". Докладчик остановился на проблемах Интернета и накапливающихся там гигантских информационных ресурсах. Для обывателя Интернет - уже сейчас это огромный "архив электронных документов" (электронный архив). И на практике Интернет ставит все те вопросы, которые обсуждаются на данной конференции, и которые ставят архивы в отношении электронных документов: права пользования, доказательства аутентичности и достоверности, сроки хранения, доступ и т.п. Но ситуация для Интернета решается просто - там напрочь отсутствуют нормативные документы и вряд ли они в скором времени появятся. Никто в сетях не обременяет себя доказательством достоверности, не ограничивает без необходимости доступ и т.п. Докладчик особо остановился на Интернете как средстве восстановления научно-образовательной структуры в стране. "Иначе мы зачахнем без конференций, без командировок в архивы и т.п." В этой связи докладчик предложил следующие направления работы для историко-архивного сообщества: 1) формирование сети научно- образовательных ресурсов, 2) создание в Интернете комплекса источников и методических материалов, изданий, особенно редких и старых, для студентов; 3) решение правовых вопросов, связанных с выставлением в Интернет монографий и баз данных, не охраняемых авторским правом (ЕС разрешил выставление таких баз в "некоммерческих целях"); 4) создание электронных ресурсов в Интернете историками и архивистами; 5) предоставление доказательств аутентичности и достоверности созданных ресурсов; 6) четкое определение правового статуса документов изданий в Интернете; 7) определение форматов издания в Интернете источников и исследований.

И.Ф. Юшин, Мосгорархив, поставил в своем выступлении вопрос: "Какие оперативные базы данных представляют интерес для историка?", ответив на него следующим образом.

Эта проблема имеет множество аспектов - и технических, и юридических. В настоящее время практически не рассматриваются вопросы комплектования базами данных социальных, налоговых, финансовых служб. Вместе с тем, они без сомнения представляют собой "совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов РФ и имеющих "историческую, научную, социально- экономическую, политическую, культурную и другую государственную ценность." Это бесценный исторический источник, потеря которого сравнима с потерями первичных данных Всесоюзных переписей населения.
Координацию деятельности по вопросам комплектования можно вести с Информрегистром, ведущим учет баз данных по стране. Его информация может быть использована для пересмотра круга источников комплектования и экспертизы ценности.

Сегодня не совсем ясно даже, что считать документом: отдельную запись, всю базу данных (вместе с ее программно-зависимыми поисковыми средствами) или отчет, генерируемый по конкретному запросу. Видимо, время исчерпывающего ответа на этот и ряд других вопросов еще не пришло.

Использование баз данных наталкивается на сложности, связанные с ведомственным хранением, защитой информации этих БД законами (например, в отношении информации, отнесенной действующим законодательством к конфиденциальной). В какой степени можно пользоваться агрегированными материалами или обезличенными сведениями (технически сделать это нетрудно), в настоящее время неясно. Проблемы выборки также в полной мере можно отнести к электронным архивам. Личные дела и обращения граждан для историков представляют огромный интерес. Эти первичные неагрегированные материалы - основа наиболее интересных работ как в области социальной истории, так и общественной психологии, идеологии и т.п. Столь же интересны для историков документы по личному составу, хотя многие документы и не будут доступны современникам.

Второй вопрос, который был поднят докладчиком - прием документов из электронных систем делопроизводства. Он отметил, что электронное делопроизводство должно охватывать все документы организации вне зависимости от носителя и осуществлять интегрированный контроль за ними. При этом, сколь бы ни казалось громоздким полное описание каждого созданного в такой электронной системе документа, оно должно включать содержание документа, метаданные (формат, аппаратные средства создания и т.п.), контекст создания и бытования (деловой, административный, дело- производственный). На таких основаниях, включая наличие электронной подписи, может быть доказана аутентичность и достоверность документа, на таком основании электронный архив может принять документ на хранение, считая, что он (или его архивная копия) может быть предъявлен в суде.

Такого рода общие требования следует предусмотреть при разработке новых стандартов и ЕГС ДОУ, учитывать при разработке номенклатур документов и перечней документов, принимаемых на государственное хранение.

И.Н. Киселев, начальник управления ФАС, выступил с сообщением о возможных проектах сотрудничества электронных архивов и университетов России, направленных на выставление архивных документов в Интернет. По закону все открытые комплексы могут быть опубликованы, в том числе и в электронном виде. Вместе с тем очень остро стоят такие вопросы как: какие ресурсы и в каком объеме опубликовать, готовы ли архивы, сколько это будет стоить. Сейчас информационные страницы есть у многих электронных архивов. Росархив готовит свою страницу - причем там будет выставлен и справочник по российским архивам вкупе с той БД, на основе которой он был издан.

Касаясь тематических баз данных и электронного архива таких БД, И.Н. Киселев отметил, что в мире исторические БД откладываются в специально сформированных электронных архивах. Это своего рода "отводной канал" для тематических БД. Но в принципе это вопрос договоренности. Право на постоянное хранение отраслевых данных ведомства получали с трудом. Но например, гидрометеорологические данные хранятся отдельно, Геологический фонд - отдельно. Потому вполне возможна идея об отдельном хранении исторических тематических баз данных. Что касается ведомственных БД, БД по основной деятельности, то как только они попадут в номенклатуру документов, то сразу будут рассматриваться архивами. Но для этого надо разрабатывать специальную номенклатуру. Это отдельный и совсем непростой вопрос. Экспертиза ценности следующая за созданием "электронной номенклатуры - тоже вопрос нерешенный, поскольку отсутствуют критерии.

Секцию "Электронные документы в текущем делопроизводстве, в архивах учреждений и на постоянном хранении. Проблемы хранения электронных документов" возглавлял М.В. Ларин, директор ВНИИДАД. Он призвал присутствующих ставить акцент на архивной составляющей делопроизводства электронных документов, поскольку в настоящее время эти сюжеты совершенно не принимаются во внимание разработчиками и заказчиками делопроизводственных систем. Кроме того, следует избегать "демонизации" электронного документа, усложнения проблем, связанных с его существованием. Докладчик видит задачу в упрощении ситуации, в выдвижении конкретных шагов, алгоритмов действий по экспертизе, хранению, описанию и т.п. электронных документов в системе электронных архивов.

Докладчик заметил, что существует большое количество определений документа, но следует дать такое определение, которое не зависело бы от носителя информации. При этом архивистам надо исходить из того, что в электронный архив должен поступить документ и как физическая единица, а не "бесплотный образ". Но именно такими "бесплотными образами" заполнены компьютеры и соединяющие их сети. Но проблема встает совершенно по-другому, когда необходимо передать достоверный и аутентичный документ.

Докладчик считает, что спокойное и деловое отношение к проблеме будет способствовать ее решению. "Многое в истории архивов уже было. Мы прошли через этап признания прав подлинника за микрофильмом, утвердили стандарт, определяющий правовой статус документов на машинном носителе и машинограмме. Найдем решение и этой проблемы. Хотя многие вопросы, связанные с приданием правовой силы и бумажным документам до сих пор не решены - это касается, например, факсимильных сообщений".

Докладчик призвал смотреть на проблемы электронных документов шире - с позиций общих принципов архивного дела, методического единства архивоведения и архивного дела, которое еще пока не потеряно у нас в стране. Он призвал поторопиться с принятием закона о Единой Государственной Системе Документационного Обеспечения Управления (ЕГС ДОУ).
Что касается непосредственно электронных документов и электронных архивов. Мы не очень отстали от Европы в этом отношении, и достаточно быстро двигаемся - осенью состоятся 2 большие конференции, посвященные этим проблемам. В.И. Тихонов, Центр научного использования и публикации архивного фонда, Мосгорархив, представил "Результаты анкетирования источников комплектования объединения "Мосгорархив" по вопросу электронной документации".

Докладчик считает, что несмотря на относительно небольшой процент ответов (34%), можно сделать некоторые выводы о состоянии электронных документов в источниках комплектования "Мосгорархива". Анкетирование подтвердило доминирование IBM-совместимых компьютеров, среды и программ Windows, распространение бухгалтерских программ, этапы информатизации, распространенность основных форматов хранения данных. В то же время были получены любопытные данные об информатизации различных видов деятельности и сетевых коммуникациях организаций, о способах хранения электронных документов.

Анкетирование показало, что электронные документы уже не являются чем-то экстраординарным. Без них трудно представить деятельность основных структурных подразделений предприятий и учреждений. В настоящее время эти документы носят вспомогательный характер, однако, нужно помнить, что 5-6 лет назад их практически не существовало (особенно в органах управления). Трудно сказать, какое место в документировании управленческих и производственных процессов электронные документы займут еще через 5 лет. С уверенностью можно говорить только об одном: чтобы в будущем государственные электронные архивы смогли принимать эти документы на хранение, уже сейчас необходима разработка государственных стандартов для электронного делопроизводства и документооборота, уже сейчас необходим их учет и экспертиза ценности, уже сейчас необходимо задуматься о системе их размещения и хранения.

Т.Н. Горенек, Мосгорархив, отсметила, что в Москве проведена перепись информационных ресурсов. Сегодня стоит вопрос о введении единых правил и стандартов оформления таких ресурсов, создания единого классификатора. Кроме того, сейчас речь идет о том, что справочно-информационное обеспечение правовых АИПС будет передаваться в архив вместе с документами.

А.Н. Сокова, ВНИИДАД, в своем докладе выразила сомнение в перспективах архивного хранения электронных документов. Она отметила, что сегодня мы видим не "взрыв архивного дела", а взрывное увеличение бумажного документооборота, сопровождаемое дублированием оперативной информации в информационно-справочных системах и базах данных. Докладчик призвала внимательнее отнестись к достижениям архивоведения 60-80-х гг., таким как ГОСТ (6.10.4-84), в соответствии с которым придавалась юридическая сила документам на машинном носителе и машинограмме. В той части, в которой он касается документов на магнитных лентах и дисках он не устарел. Как не устарели и некоторые выработанные тогда термины и понятия. Следует обратиться и выработанным тогда классификаторам, которые были подготовлены для различных отраслей и систем, сетей. Сегодня этот вопрос стоит тоже остро. Не следует думать, что внедрение таких истем произойдет легко. Опыт внедрения АСУ "Контроль" по решениям Моссовета показал, что только 15% решений можно проконтролировать.

Н.В. Суетина, Петрозаводский государственный университет, представила доклад "О внедрении компьютерных технологий в дисциплину "Автоматизированные системы ДОУ". Докладчик представила методические рекомендации, разработанные для этого курса и изложила принципы преподавания, позволяющие готовить специалиста, свободно ориентирующегося как в рынке программных продуктов, так и в нормативно-правовых аспектах ДОУ. Докладчик считает, что выполнение однообразных работ по подготовке и заполнению документов необходимо проводить с использованием стандартных пакетов прикладных программ (типа MS Word и Excel), предусматривающих создание документов на основе типовых форм и шаблонов с учетом требований ГОСТ, нормативных актов Российской Федерации и других нормативно- методических документов.

СУД "Канцелярия", разработанная региональным центром информационных технологий Петрозаводского государственного университета, отвечает всем требованиям учебного курса и кроме того широко распространена в предприятиях и учреждениях Карелии. Л.П. Афанасьева, ИАИ РГГУ, выступила с докладом "Электронные документы в преподавании архивоведческих дисциплин". Основное внимание докладчик уделил проблемам преподавания по новому учебному плану. В нем достаточно много дисциплин, связанных с информатизацией. На 4 курсе начинается новая дисциплина "Автоматизированные архивные технологии (ААТ)", основанная на междисциплинарном подходе, совмещающая знания информатики и документоведения.

Основная часть курса - анализ современных архивных технологий в соответствии с основным курсом архивоведения (комплектование, учет, описание, хранение, и т.п.). На 5 курсе можно прослушать курсы по научно-техническим архивам, электронным архивам, оптическим технологиям и иные курсы по выбору, касающиеся проблем автоматизированных технологий. В настоящее время создана и техническая база для преподавания - это Центр информационных технологий, построен компьютерный класс для преподавания информатики, а также сетевой класс специализированный для преподавания ААТ, и автоматизированных систем делопроизводства.

Поэтому ИАИ с оптимизмом смотрит в будущее, понимая, что выпускник сможет быть заказчиком делопроизводственных систем и их экспертом, понимать какие продукты необходимы будут архиву и с ними работать. Большое подспорье в этом - архивная практика, которая особенно полезна в отношении изучения типовых баз данных и их внедрения в архивное дело. Здесь неоценим опыт Мосгорархива, через информационный центр которого за последние годы прошло 136 студентов, получивших опыт работы с современными ААТ. В ИАИ также подготовлен CD-ROM по архивным технологиям. Диск предназначен не только для студентов, но и для повышения квалификации архивистов.

Конференция приняла "Предложения и рекомендации" и на этом закончила свою работу.