Типовые решения
Отраслевые решения
О платформе STOR-M3
Как ознакомиться с системой
Технические характеристики
Поддержка
Обучение





Отправьте запрос:

Организация:
ФИО:
Должность:
Контактный телефон:
Город:
E-mail:
Откуда о нас узнали:
Доступ к демо-версии:
Вопрос:

Архив технической документации предприятия


Федор Фатеев, Николай Ширяев

Тема настоящей статьи — организация электронного архива технической документации масштаба предприятия. Что подразумевается под словами «система масштаба предприятия»? Отличительными особенностями систем управления документами масштаба предприятия являются: • надежная защита данных от несанкционированного доступа; • высокая производительность при многопользовательской работе; • гибкость в настройке и открытость; • работа с большими объемами информации; • использование различных механизмов поиска информации (атрибутивный поиск, поиск по индексу (полнотекстовый поиск) и нечеткий поиск по битовым маскам); • возможность иерархического хранения документов на различных типах носителей с миграцией данных (HSM); • работа с информацией, находящейся в различных системах (файлах документов, на WWW, в почтовых сообщениях и др.); • поддержка удаленных и мобильных пользователей и их групп; • отказоустойчивость. Причем надежное хранение информации для систем масштаба предприятия подчас важнее, чем производительность.

Динамический и статический электронный архив.

Как правило, когда говорят «архив», сразу возникает образ длинного ряда стеллажей, заваленных пыльными папками, т. е. под архивом понимают нечто стабильное, застывшее. На самом деле это только одна из разновидностей архива — архив длительного хранения, или статический. Именно в таком архиве хранятся утвержденные документы на выпущенные изделия. Но очень часто имеет смысл хранить еще не утвержденные документы. Данная потребность может быть вызвана несколькими причинами. 1. Задачей обеспечивать доступ нескольких сотрудников к одному документу. Это практически обязательное условие при групповом проектировании, или, как сейчас модно говорить, конкурентном инжиниринге. 2. Требования по централизованному хранению разрабатываемых документов, что обуславливаются необходимостью защиты информации предприятия от промышленного шпионажа и предотвращения выполнения работниками различных «левых» работ. 3. Режимом секретности. После окончания работы секретные документы должны помещаться в архив вне зависимости от степени их готовности. Неутвержденные документы, находящиеся в архиве, регулярно изменяются — таким образом, речь идет об архиве временного хранения, или динамическом. Очевидно, что система управления технической документацией предприятия должна сочетать в себе возможности по организации как статического, так и динамического архива. Далее речь пойдет именно о такой системе. Для эффективной работы электронного архива предприятия необходимо подключение к нему не только клиентских рабочих мест сотрудников службы технической документации, но и всех сотрудников, реально работающих с архивом (запрашивающих информацию и отправляющих документы в архив временного хранения).

Схема построения электронного архива предприятия

В зависимости от конкретной реализации наиболее часто используются двух- и трехуровневые логические схемы построения архивных систем На самом низшем уровне располагается рабочий электронный архив разработчика, в котором находятся вновь создаваемые неутвержденные документы. Физически документы, как правило, размещаются на компьютере автора. Средний уровень (встречается не всегда) отвечает за хранение документов, проходящих утверждение. В ряде случаев эту функцию берет на себя архив разработчика. На данном этапе документы могут храниться уже как на его компьютере, так и на сервере подразделения. Высший уровень — это электронный архив предприятия, в который помещаются документы после утверждения (и другие, требующие архивного хранения). Документы хранятся на одном или нескольких серверах архивной службы предприятия (СТД), а также на внешних устройствах массового хранения информации и съемных носителях.

Специфика работы с техническими документами

Специфика построения электронного архива проектной организации или промышленного предприятия заключается в необходимости хранения большого числа чертежей (как в векторных, так и в растровых форматах) и связанных с ними документов (спецификаций, технической документации и т. п.). Уже сам процесс ввода информации в электронный архив с бумажных носителей требует иного программного и аппаратного обеспечения, чем для текстовых документов. Помимо этого, при обработке проектной документации используется специальное программное обеспечение — системы автоматизированного проектирования, интеграция которого с архивной подсистемой представляет собой сложную и неоднозначную задачу. Существенное отличие электронного архива технической документации состоит также в необходимости по разным причинам хранения (ремонт, соображения безопасности и т. п.) старых версий документов при появлении их новых версий (например, чертежей деталей самолета разных модификаций). Это приводит к значительному увеличению объема хранимой документации. И, наконец, на промышленных предприятиях используется офисное программное обеспечение, интеграция которого с системой электронного архива крайне желательна. Большинство предлагаемых в настоящий момент на рынке систем управления документами ориентированы или только на работу с офисными приложениями и документами, или только с технической документацией (так называемые системы TDM). Естественно, что при этом управлять всей документацией, связанной с каким-либо проектом, невозможно. Происходит нарушение целостности обработки информации и, как следствие, — увеличение стоимости и сроков выполнения работ. Поэтому система, обеспечивающая интеграцию в единое целое офисного и технического документооборота, заслуживает самого пристального внимания.

С чего начать?

Для организации корпоративного электронного архива технической документации необходимы следующие компоненты. 1. Средства для перевода информации с бумажных носителей в электронную форму. 2. Средства для хранения данных — архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием). 3. Система передачи данных между пользователями информации, полученной из архива. 4. Средства для получения твердой копии архивных данных. 5. Собственно программное обеспечение системы управления документами (электронной архивной системы). ВНИМАНИЕ! Часто при переходе к электронной форме хранения документов допускается следующая стратегическая ошибка: сначала устанавливается программное и аппаратное обеспечение, с помощью которого производятся электронные документы, — сканеры, дигитайзеры, программы распознавания символов и векторизации чертежей, редакторы текстов, графические пакеты (тот же AutoCAD), — и только потом, когда предприятие уже тонет в потоке электронных документов, встает вопрос о приобретении системы электронного архива и управления проектными данными. Постарайтесь, по возможности, избежать этой распространенной ошибки.

Выбор сетевой операционной системы

Групповая работа в настоящее время не представляется возможной без объединения компьютеров в сеть. А уж организация корпоративного электронного архива без этого просто невозможна. Если у вас уже установлена сеть и используется сетевая операционная система, то крайне желательно, чтобы выбранная вами система электронного архива поддерживала работу в данной сети. В противном случае вам или придется переходить на новую сетевую операционную систему, что связано с большими неудобствами (финансовые затраты, обучение администраторов сети и пользователей, переход на новое программное обеспечение, которым поддерживается работа в данной сети, и т. п.), или не использовать такую архивную систему. Что, скорее всего, вы и сделаете. Отсюда вывод: система электронного архива должна поддерживать работу с как можно большим количеством сетевых операционных систем. Ведь даже если вы сейчас используете Novell NetWare или MS Windows for Workgroups, то где гарантия, что через год не перейдете, например, на MS Windows NT. Собственно, по реально сложившейся в нашей стране ситуации, если у вас есть локальная сеть, то это с наибольшей долей вероятности или Novell NetWare, или Windows/Windows NT. Следующий вывод: желательно использование одного типа сетевой операционной системы в масштабах предприятия.

Где хранить данные?

Относительно аппаратного обеспечения для архивного хранения данных все зависит от ваших финансовых возможностей — можно поставить RAID-массивы жестких дисков, если у вас много денег, а можно использовать дешевый, но обеспечивающий более медленный доступ к данным стример. Крупные фирмы для хранения архивных данных, предназначенных только для чтения, все чаще приобретают дисководы для записи дисков CD-ROM. (К слову, активно развивающийся формат DVD может значительно потеснить существующие средства хранения информации.) Однако объем накопленной информации на предприятии составляет обычно не менее нескольких сот тысяч и даже миллионов единиц. Очевидно, что такое количество информации хранить на жестком диске компьютера невозможно (не говоря уже о цене). Также подразделениям довольно часто удобно иметь свой архив, связанный с центральным (например, для еще не утвержденных документов). Таким образом, система электронного архива должна позволять строить сложные иерархические распределенные системы архивов (с обязательной поддержкой целостности данных) и позволять хранить информацию на съемных носителях (это актуально для архивов длительного хранения, содержащих сотни гигабайт данных). В качестве аппаратного обеспечения здесь могут быть рекомендованы роботизированные магнитооптические библиотеки (например, Maxoptix, HP, Fujitsu). Для ввода в электронный архив чертежей большого формата хорошо зарекомендовали себя широкоформатные монохромные и цветные сканеры Vidar TruScan. Они не изгибают оригинал при сканировании, имеют возможность работы с жесткими носителями (толщиной до 3 мм). Аппаратная функция компенсации неоднородности изображения позволяет получать даже с плохих синек электронные образы, по качеству не уступающие оригиналам. Модели TruScan Select и Titan имеют также возможность аппаратного усовершенствования (upgrade), что вообще является уникальной особенностью сканеров Select компании Vidar. Если вы хотите надежно хранить свои чертежи и документы, то, во-первых, их хранение (в архиве уровня предприятия) должно быть централизованным (легче выполнять операции по резервному копированию и обеспечить конфиденциальность хранимой информации), надежным (потеря архивных данных всего предприятия стоит очень дорого), обеспечивающим быстрый доступ пользователей к информации, получить которую они имеют право. Помимо этого, должны поддерживаться различные типы данных: текстовые, графические, табличные, видео, аудио и т. п. Очевидно, что для управления электронным архивом масштаба предприятия не подходят «настольные» СУБД, построенные по технологии плоских баз, — они изначально создавались как однопользовательские, поэтому при работе в сети они ведут себя не самым лучшим образом — попросту говоря, перегружают сеть, что существенно снижает скорость ответа на запрос, особенно при большом количестве пользователей. Кому понравится ждать ответа на запрос в течение получаса? (Реальное время ожидания, после которого руководитель теряет интерес к проблеме, которую ему хочет продемонстрировать исполнитель, редко превышает одну минуту.) А такая ситуация при использовании «настольных», особенно «самодельных», СУБД более чем реальна. А если учесть, что в нашей стране трудно найти предприятие с идеальной вычислительной сетью, то программа, которая при правильно организованной сети будет нормально работать на 50 рабочих местах, в реальной жизни начнет «задумываться» уже на 10—20 машинах. Поэтому ориентироваться на западные обзоры производительности работающих в многопользовательском режиме СУБД надо с большой осторожностью. Не забывайте, что если сейчас в вашей организации десять компьютеров, то через год их может быть сто. Выбранная вами система документооборота должна быть масштабируемой и одинаково хорошо работать и на двух, и на тысячи компьютеров. Архитектура клиент-сервер гораздо более приемлема для организации корпоративной системы электронного архива. Серверы баз данных типа Sybase SQL Server, MS SQL Server, Oracle и другие SQL-серверы прекрасно справляются с задачей хранения больших объемов данных и обработкой многих запросов пользователей. При этом по сети пересылаются только запрос пользователя и ответ на него, а вся операция по поиску данных производится на мощном сервере. Ясно, что нагрузка на сеть при этом резко снижается. Надежность хранения данных (защита от потери информации при сбоях и ошибках) в SQL-серверах реализована на порядок лучше, чем в «настольных» СУБД. Для систем, использующих SQL-серверы, возможны два варианта реализации: с хранением тел документов в базе SQL-сервера и с использованием для этих целей пространства на файл-серверах. При относительно небольшом объеме архивной информации (мегабайты и десятки мегабайт) оба подхода практически равнозначны по конечному результату, но с увеличением объема вперед «вырываются» системы с хранением тел документов вне базы. Они позволяют искать документы и информацию даже в документах, лежащих на съемных носителях за пределами системы (режим off-line). Соответственно чем большее количество СУБД поддерживается системой документооборота, тем она более привлекательна для конечного пользователя.

Проблема целостности данных

Система электронного архива предприятия помимо хранения чисто технической информации должна обеспечивать интеграцию с пакетами офисного программного обеспечения. В любом проекте вместе с чертежами присутствует техническая документация, которая создается, например, в «Лексиконе» или MS Word. Вся информация о проекте должна храниться вместе и быть взаимосвязанной, чтобы при изменении какой-либо ее части не возникало рассогласование, т. е. не нарушалась целостность данных. При группировке документов значительно упрощается их поиск. Большие возможности для обмена данными между приложениями, чем в DOS, на сегодня реализованы в среде Windows/Windows NT и, в первую очередь, для приложений, поддерживающих OLE 2.0 и OLE Automation. Это еще один плюс в пользу выбора для вашей системы документооборота среды Windows. Традиционные системы управления техническими документами практически не предоставляют возможностей по интеграции с офисными приложениями. Под интеграцией понимается возможность сохранять данные в архивную систему и непосредственно из приложения вызывать их оттуда. Решением может стать интеграция САПР в систему корпоративного электронного архива общего назначения.

Что хранить: вектор или растр?

Всем, кто работал с системами автоматизации черчения и САПР, известно, что в подавляющем большинстве случаев они оперируют информацией в векторных форматах. Достоинства векторных изображений в том, что их легко можно изменять, масштабировать и, в ряде случаев, проще отображать. Но изображения, введенные в компьютер с помощью сканеров, имеют растровый формат. Растровые форматы, к сожалению, не воспринимаются в чистом виде большинством САПР. Поэтому в прошлом десятилетии активное развитие получили системы перевода изображений из растровых форматов в векторные — векторизаторы. Однако, как показывает практика, массовая векторизация растровых чертежей нецелесообразна по ряду причин. В первую очередь, это связано с большими временными затратами. Кроме того, современные растровые форматы имеют высокую степень сжатия информации и практически не превосходят по объему отвекторизованные изображения. К тому же большинство отсканированных чертежей не планируется далее обрабатывать в системах автоматизации проектирования. Их просто надо хранить и иногда, по мере износа бумажных экземпляров, печатать. В силу этих причин все большее распространение получает хранение информации в архиве в растровых форматах и использование для редактирования изображений гибридных растрово-векторных редакторов (позволяющих работать с растром как с векторным изображением и производить частичную векторизацию). Минусом гибридных изображений является необходимость совместного хранения двух частей одного документа. Но большинство корпоративных систем управления документами позволяют осуществлять хранение информации в таком виде. Есть еще одно преимущество хранения информации в растровом виде: она менее чувствительна к изменению версии программы-редактора (форматы обычно открытые и устоявшиеся). Вспомните, как вы мучились, перенося чертежи из версии AutoCAD R10 для DOS в версию R14 для Windows 95. Поэтому, при наличии финансовых возможностей, представляется оправданным хранение одновременно растрового образа и векторного чертежа для одного и того же утвержденного документа.

Интеграция архивной системы с САПР

Для того чтобы добиться максимальной эффективности от внедрения системы электронного архива на предприятии, необходимо обеспечить автоматическое размещение чертежей, созданных с помощью различных САПР, в электронном архиве. Поскольку практически на каждом предприятии применяется не одна, а несколько различных САПР, возникает вопрос об их интеграции с системой электронного архива. Кроме того, требуется связь с архивом систем САПР, использующих различные программно-аппаратные платформы: DOS, Windows 95, Windows NT на персональных компьютерах и разные версии Unix на графических станциях. Возможна поддержка следующих уровней взаимодействия САПР с электронным архивом предприятия. 1. Полная интеграция. В этом случае архивной системой перехватываются функции ввода-вывода САПР. Легче всего это осуществляется в среде Windows 95 или Windows NT. 2. Мониторинг каталогов. Архивная система периодически опрашивает заранее определенные каталоги, в которые помещаются чертежи, созданные с помощью САПР, и импортирует их в архив по заданному сценарию. Этот метод пригоден практически для всех DOS-версий САПР и отдельных САПР на платформе Unix (требуется специальное сетевое программное обеспечение). 3. Экспорт/импорт данных. Эта функция используется для массового ввода ранее созданных ДМ-версий чертежей в архив и взаимодействия с САПР на платформе Unix. 4. Доступ к данным архивной системы через Internet. Итак, в первую очередь необходимо выяснить, какие САПР планируется интегрировать с архивной системой. Исходя из этого, крайне желательно с самого начала создания системы электронного архива технической документации свести к минимуму количество используемых САПР и их версий, а также стандартизировать шрифты, применяемые в чертежах.

«Полное электронное определение изделия» и бумажные документы

В последнее время большинство фирм-производителей систем автоматизированного проектирования говорят о разработке комплексной электронной модели изделия на всех уровнях. Очевидно, что этот путь является наиболее перспективным для развития автоматизированных систем проектирования, производства и управления проектными данными. Но, к сожалению, в условиях нашей страны внедрение таких технологий в полном объеме могут позволить себе только очень богатые промышленные предприятия, поскольку помимо покупки программного обеспечения необходимо изменение идеологии проектирования и производства, включая обучение кадров и смену станочного парка и, что немаловажно, — смену законодательства (в настоящее время для большинства предприятий, кстати, наиболее передовых в области технического оснащения документом является только твердая копия с подписью ответственного лица, а не электронная). Опять же, пока универсальное станочное оборудование не будет заменено на станки с ЧПУ, в цех будет идти бумажная документация, даже при наличии «полного электронного определения» конструкции изделия. Таким образом, речь пока можно вести только о выработке общей стратегии автоматизации проектирования и поэтапном переходе к новым технологиям. В данный момент приходится пользоваться тем, что имеется.

Унаследованные данные

В настоящее время унаследованные данные имеются в весьма большом количестве. Что это такое? По определению Джона Джебхардта (John C. Gebhardt), унаследованные данные — это любая существующая информация, которая используется не тем путем, который предполагался изначально автором. Под использованием здесь в первую очередь понимается обработка приложением, отличным от того, с помощью которого были получены данные. Простейший пример: наличие в программе на персональном компьютере данных, разработанных на мэйнфрейме или рабочей станции (обработка чертежей, полученных с помощью CATIA на RS/6000, в среде AutoCAD R13 под Windows). Практически всегда использование унаследованных данных требует конвертации их из одного формата в другой. Поскольку с большой долей вероятности именно конвертация приводит к потере значимой информации при обмене, существенным вопросом технической политики предприятия является выбор и стандартизация необходимых конвертеров, а перед этим — ограничение до разумного минимума и стандартизации форматов данных. Опять мы вернулись к проблеме выработки единой технической политики предприятия.

Как хранить модели и стандартные изделия

Помимо собственно документов в виде чертежей и текстов, в системе архива технической документации присутствует другая информация, а именно электронные твердотельные модели изделий, расчеты и т. д. Часть этой информации хранится не в самом архиве, а в проинтегрированных с ним системах PDM и MRP/ERP. При создании сложных изделий очень часто используются стандартные, нормализованные детали и покупные комплектующие. При этом на многие из них (например, нормали), как правило, не изготавливается чертеж, — они просто указываются в спецификации со ссылкой на нормативно-техническую документацию. Но в процессе изготовления изделия эти элементы активно участвуют. Их нужно приобретать, хранить на складе, списывать и т. п. Выход из ситуации: если документов (чертежей) нет, то их нужно изготовить! Система документооборота должна поддерживать работу с документами, электронные образы которых в ней отсутствуют (они могут быть выполнены в виде бумажных чертежей или только в виде учетных записей в базе данных системы PDM). Обратной ситуацией является разработка документации на комплектующие, которые изготавливаются смежниками. Здесь присутствует этап разработки документации, но нет самого производства. Задача осложняется тем, что на предприятии-смежнике, где непосредственно производится изделие, могут вносить дополнения и изменения в конструкторскую и технологическую документацию. Из-за этого на чертеже может появиться несколько дополнительных штампов, и документ будет иметь двух разработчиков, двух нормоконтролеров и т. д. Следовательно, для отслеживания изменений данных, вносимых вне головного предприятия, система должна или поддерживать возможность хранения информации обо всех сотрудниках и изменениях, внесенных не только на головном, но и на смежном предприятии (филиале, серийном заводе и т. п.); быть совместимой по структуре хранения данных с системой документооборота, используемой на предприятии-смежнике, с возможностью синхронизации информации.

Архив и проведение изменений

Из вышесказанного возникает вопрос проведения изменений (в том числе на территориально-распределенном предприятии). Очевидно, что передача информации об изменении (ИИ, извещения об изменении) обходится значительно дешевле, чем выпуск нового конструкторского документа вместо старого, при внесении в него изменений, хотя это и допускается ЕСКД для документов на магнитных носителях. Формат изменяемого чертежа может быть A0, а стандартный для ИИ — A41. Помимо того, что документ меньшего формата проще хранить (занимает меньше места) и передавать на большие расстояния (можно даже по факсу), удобнее отметить на существующем чертеже изменения, чем перепечатать заново для всех подразделений копии измененного чертежа. А если изменение коснулось только какого-либо одного из исполнений изделия, то сравнивать между собой два больших чертежа визуально было бы просто неудобно. Автоматизации проведения изменений посвящена отдельная статья в газете «Электронный офис» за декабрь 1997 г.

Архив и конкурентный инжиниринг

Оговоримся сразу: конкурентный инжиниринг невозможен без внедрения электронного архива технической документации . И главным критерием эффективности использования параллельного проектирования является реальная возможность получать информацию о состоянии работ по проекту, проводимых другими сотрудниками, т. е. иметь доступ к информации, находящейся в архиве временного хранения. Для крупных предприятий, занимающихся производством сложной технической продукции (автомобилей, кораблей, самолетов, электростанций и др.), характерна подготовка комплектов документации на изделие, которые выпускаются одним общим документом. А при внесении изменений ИИ ссылается на выпускающий документ. Таким образом, документы порождают новый. В задачу системы электронного архива предприятия входит также отслеживание связей типа «порождающий-порождаемый», «главный-подчиненный», «связанные документы», «родственные», «подобные». Система электронного архива предприятия обязательно должна поддерживать связанную многоуровневую структуру документов (крайне желательно, с сортировкой и фильтрацией по типам связей, проверкой на рекуррентные связи и созданием различных отчетов (необходимых, например, для подбора комплекта документации на изделие)). Данными возможностями обладает интегрированное решение на базе системы PDM PartY’97 и архивной системы DOCS Open.


Взаимодействие отделов территориально-распределенного предприятия

Одной из наиболее болезненных проблем для нашей страны остается плохая работа линий связи. В лучшем случае территориально-распределенное предприятие обменивается информацией между площадками с помощью модема по выделенным телефонным линиям, в худшем — перевозкой носителей (дискет, магнитооптических дисков и т. п.). Разумеется, такие способы не годятся для активного ежедневного обмена информацией между сотрудниками, как это необходимо при организации параллельной работы подразделений над проектом. Создание системы надежных и высокопроизводительных линий связи является одной из первоочередных задач предприятия, идущего по пути комплексной автоматизации. Говорить об единой информационной сети без этого не имеет смысла. Безусловно, одно из наиболее предпочтительных решений — это использование волоконно-оптических линий связи, но цена этого решения пока чрезмерно высока для большинства предприятий. Поэтому в промышленности наиболее широкое применение получили технологии Ethernet/Fast Ethernet с использованием кабеля типа витой пары. При построении системы электронного архива предприятия необходимо предусмотреть возможность автономной работы подразделений в течение некоторого (довольно длительного) промежутка времени, требующегося на восстановление работоспособности каналов связи при различного рода аварийных ситуациях. Это значит, что при выборе системы управления документами вы должны ориентироваться на технологии, позволяющие работать в автономном режиме удаленному пользователю и группе пользователей и поддерживать обмен информацией с электронным архивом в режиме off-line. Работа в распределенном режиме обязательно требует наличия синхронизации данных различных подразделений. Если это условие в предлагаемой вам системе не выполняется, она не подходит для нужд крупного предприятия. Необходимо также, чтобы ваша система управления документами имела интерфейс с программами электронной почты и групповой работы. Это особенно важно, когда в каком-то из подразделений или филиалов предприятия (или у смежников) не установлена система управления документами, совместимая с использованием в головной организации.

Возможность работы с мобильными пользователями

Поскольку в процессе переговоров с заказчиком часто приходится выезжать на место, а согласованные документы желательно сразу вводить в работу, в последнее время появляется все больше мобильных пользователей, оснащенных ноутбуками. При этом если ваша система документооборота поддерживает синхронизацию мобильных пользователей, вы получаете дополнительное преимущество от ее применения. Такой пользователь может скопировать документы из архива на свой жесткий диск, после чего для остальных документ блокируется (не разрешается вносить в эту версию изменения). При возвращении документа в архив происходит его синхронизация, т. е. целостность данных не нарушается, а документ разблокируется.

Работа через Internet/intranet

Поиск более простого и дешевого по сравнению с традиционными системами управления документами решения приводит многие предприятия к идее организовать работу с использованием сетей Internet/intranet. В зависимости от сложности обеспечения взаимодействия можно выделить следующие основные уровни организации работы. 1. Сеть Internet/intranet используется для передачи почтовых сообщений. При этом документы просто пересылаются по почте, и ни о какой совместной работе через Сеть говорить не имеет смысла. 2. Использование Сети для чтения информации из архива предприятия с помощью стандартных браузеров. Этот вариант представляется для большинства предприятий оптимальным по соотношению цена/качество из всех способов работы через Internet на настоящем этапе. Причем документы из архива открыты только для чтения, что способствует защите данных, и обычно публикуются на Web-сервере предприятия. 3. Использование приложений для работы через Internet. Этот вариант предлагает пользователям наибольшие возможности, но он же имеет и наибольшее количество уязвимых мест с точки зрения безопасности данных. Его можно рекомендовать только тогда, когда компания оснащена необходимыми средствами защиты (брандмауэрами и т. п.) от вторжения извне и имеет в своем штате квалифицированных системных специалистов. Примером такого продукта является CyberDOCS фирмы PC DOCS Работа с использованием Сети требует также обязательной стандартизации используемых для просмотра информации браузеров. И если вы планируете открыть доступ к вашим данным заказчикам, то дополнительно накладываются высокие требования на совместимость созданных страниц с различными браузерами. Работа с чертежно-конструкторской документацией по Сети раньше сдерживалась также большим размером чертежей, что приводило к очень большому времени загрузки информации. Сейчас выход из этого положения найден: компания Autodesk предложила свое решение для отображения чертежей в Сети. Решение фирмы Autodesk базируется на технологии, с помощью которой обычный чертеж AutoCAD превращается в специальный двумерный векторный слайд (формата DWF — Drawing Web Format), который в дальнейшем может, при просмотре с помощью браузера и специального драйвера WHIP!, масштабироваться и панорамироваться. Таким образом, пользователь имеет дело не с самим чертежом, а с его слайдом, обладающим значительно меньшим размером, что сокращает время его загрузки. При необходимости можно задать ссылку, связывающую слайд и чертеж. Это может понадобиться, когда вы хотите дать пользователям возможность не только просматривать, но и загружать по сети на свой компьютер файл чертежа. Недостаток такого решения с публикацией данных очевиден: вы теряете управление над документом — он «уходит» из-под контроля архивной системы. AutoCAD R14 поставляется со встроенной в меню функцией вызова браузера и имеет возможность сохранять чертеж непосредственно в формате DWF. Вместе с AutoCAD R14 поставляется пакет Autodesk Internet Publishing Kit. Использование его возможностей позволяет объединить команду разработчиков путем создания для каждого из них связанных между собой ссылками Web-страниц.

Ввод информации в архив с бумажных носителей

Архив проектной организации или промышленного предприятия содержит бумажную документацию на все выпущенные изделия (длительность хранения документации в ряде случаев составляет срок службы изделия или сооружения, например для моста это десятки лет). Проблема перевода накопленной информации с бумажных носителей в электронную форму усугубляется большим форматом (до A0) и плохим качеством носителей (ватман, синьки, кальки). Причем очень часто предыдущие наработки используются для проектирования нового изделия. Отдельное место занимает вопрос ввода информации с бумажных носителей. Поскольку формат исходных документов очень большой, то стандартные сканеры формата A4 непригодны для массового ввода технических документов. Для ввода документов формата до A0 служат специализированные сканеры, производительность которых значительно ниже (по понятным причинам). Эти сканеры обеспечивают точность, нужную для ввода чертежей или карт. Кроме того, учитывая плохое качество бумажных документов (калек и синек), совершенно необходимыми представляются фильтрация фона и компенсация искажений носителей. Такими возможностями обладают сканеры TruScan компании Vidar Systems, в частности модели TruScan Select и TruScan Flash, они выгодны с экономической точки зрения. При этом их оптическое разрешение 400 dpi, поддерживается компенсация неоднородного фона, есть возможность Upgrade, а время сканирования листа формата A0 с разрешением 200 dpi составляет 40 с. При среднем реальном времени цикла сканирования — 2—4 мин для оригиналов среднего качества (подача оригинала, при необходимости — тестовый прогон и т. п.) — производительность сканеров TruScan Select ввода информации в смену, без дополнительной обработки, будет 120—240 чертежей. Там, где нужна более высокая производительность, используются дорогие сканеры TruScan Flash. Например, для ввода 350 документов формата A0 в смену (8 часов) может быть целесообразным параллельное применение нескольких станций сканирования, оснащенных TruScan Select или TruScan Flash (время сканирования листа формата A0 — около 10 с, в смену при цикле сканирования 1,0-1,5 мин — до 320—380 документов). После этого необходима дополнительная обработка полученного растрового изображения (фильтрация растра и компенсация искажений, векторизация или сочетание этих методов). Средний цикл обработки документа формата A0 составляет не менее 30 мин, поэтому о массовой векторизации говорить сложно. К счастью, большинство документов предназначено только для архивного хранения и поэтому не требует векторизации. В ней нуждаются только те документы, которые планируется использовать в новых разработках (обрабатывать с помощью САПР). Но практически все технические документы (чертежи, карты и т. п.) большого объема (при этом компрессированный растровый чертеж может иметь меньший размер, чем сложный векторный). Для объема архива в 500 000 документов, принимая средний объем векторного чертежа формата A0 за 0,2-1 Мб, а растрового монохромного — за 1-2 Мб, можно рассчитать, что необходимый объем дискового пространства для хранения архива (при соотношении количества чертежей в растровом и векторном форматах 1:1) составит 300—750 Гб. При этом подразумевается, что хранится только одна эталонная версия каждого документа. Как правило, для документов, находящихся в разработке, существует порядка 10 рабочих версий. Принимая количество имеющихся документов за 1% от общего числа, получаем увеличение общего объема хранимых документов на 10%. Итого — 330—825 Мб. Очевидно, что активно применяется не более 10% от общего количества документов. Поэтому хранить весь архив на жестких дисках в режиме on-line не целесообразно как по соображению стоимости, так и по времени поиска документа. Редко используемую информацию разумно хранить на внешних съемных носителях. Для информации, предназначенной для чтения и записи, наиболее перспективными представляются магнитооптические накопители; для информации, доступной только для чтения, — диски CD-ROM однократной записи. Для удобства размер хранимой в архиве информации можно привести к стандартным форматкам A4. Практически для любого завода их объем составит несколько миллионов. Принимая средний объем отсканированного в черно-белом режиме листа A4 за 200 Кб (в формате TIFF), мы получим объем 200 Гб для 1 млн листов A4 (после фильтрации изображения объем может быть значительно меньшим). Очевидно, что ни о какой реальной обработке такого объема информации (большая часть которой никогда не будет использоваться) речь идти не может. Даже время, необходимое для сканирования такого количества документов, представляется очень большим (подробности расчета — в номере «Электронного офиса» за январь/февраль 1997 г.). И это не считая стоимости оборудования (10 000—100 000 долл.) и оплаты работы персонала, а также затрат на обработку отсканированного изображения (среднее время обработки одного отсканированного чертежа — верификация образа, редактирование растра или векторизация — составляет не менее 30 мин). Вывод простой: переводиться в электронную форму документы из бумажного архива должны избирательно, в первую очередь представляющие наибольшую ценность. В структуре большинства предприятий, как правило, существует, наряду с архивной службой, копировально-множительный отдел, который выполняет задачу подготовки документов для конечных заказчиков — как внешних, так и служб и подразделений предприятия. На архивную службу, совместно с режимными подразделениями, также возложены функции по контролю обращения документов — срокам возврата в архив, соответствия выданного количества копий возвращенному и т. п. Внедрение технологий электронного документооборота позволяет: • объединить архивную службу и копировально-множительный отдел на базе современной вычислительной техники; • снизить затраты на получение бумажных копий документов; • ускорить обращение документов; • сократить время ожидания, затрачиваемое на подборку документов в архиве; • повысить защиту данных от несанкционированного доступа; • перевести (частично или полностью) бумажный архив предприятия в электронный вид. Объединение копировально-множительного отдела с архивным возможно путем замены устаревшего оборудования для выпуска синек современным высокопроизводительным лазерным плоттером (производства, например, фирм CalComp или Xerox), используемым в качестве устройства сетевой печати предприятия. При этом такой плоттер может быть дополнительно оборудован средствами для автоматической фальцовки и брошюровки документов. Еще одним плюсом решения является его большая экологическая чистота и высвобождение сотрудников. Минусом — затраты на приобретение оборудования и большая стоимость расходных материалов. Система документооборота позволяет точно задавать маршруты прохождения документов и требуемым образом настраивать права пользователей на работу с ними. Режим выписки документа из архива (check-out) позволяет сотрудникам архивной службы обеспечивать контроль сроков возврата извлеченных для удаленной работы документов.

Профессионализм разработчиков

Совместное использование систем PDM, АСУП, электронного архива и документооборота снимает практически 90% проблем, связанных с автоматизацией предприятия. Причем PDM и система документооборота являются главными связующими звеньями между всеми системами. Поэтому неудивительно, что именно в этом направлении осуществляют разработки ведущие фирмы мира. С помощью систем PDM решается ряд вопросов, связанных с автоматизацией выпуска конструкторской документации и контроля проведения изменений. Но, к сожалению, здесь не решается проблема архивного хранения информации и документооборота. Но внедрение только системы PDM (даже самого последнего поколения) не спасет организацию. Большинству пользователей, не имеющих права вносить изменения в информацию об изделии, все равно нужен к ней доступ (в основном для чтения). Здесь мы пришли к необходимости создания системы доступа пользователей к информации об изделии. Логично предположить, что для этой цели наилучшим образом подходит система управления документами, настроенная на специфику предприятия (и имеющая интерфейс к системе PDM). Сложность заключается в том, что практически все присутствующие на рынке системы поставляются со стандартными настройками, рассчитанными на одноуровневые классификаторы атрибутов, используемые для поиска документов. Введение многоуровневых классификаторов требует дополнительных работ по адаптации системы. Такая работа индивидуальна для каждого предприятия (сказывается наша любовь к уникальности) и в силу этого стоит дорого (задача не является тиражируемой). В настоящее время специалистами «Лоция Софт» разработана система классификации документов в соответствии с требованиями ЕСКД (включающая поля с автоматической нумерацией, вложенные классификаторы и т. п.), но при настройке на специфику предприятий все равно приходится вносить дополнения и изменения в соответствии с их СТП.

Поддержка автоматизации резервного копирования и миграции документов

Архивная система должна сама определять, когда и какие документы архивировать или удалять. Кроме этого, в мощных системах обязательно включена в базовые функции поддержка автоматической работы с устройствами длительного хранения информации (дисководами для записи и считывания дисков CD-ROM, магнитооптическими накопителями, стримерами и т. п.). Современная архивная система (например, DOCS Open) осуществляет незаметное для конечного пользователя перемещение данных с более медленных (накопители на магнитной ленте) на более быстрые (жесткие диски) устройства при увеличении частоты обращения к ним и, наоборот, убирает на ленту с жесткого диска данные, к которым давно не обращались.

Работа с русскоязычной информацией

Всегда приятно общаться на родном языке. Русскоязычные меню и подсказки на экране упрощают обучение неподготовленных конечных пользователей, что очень важно при массовом использовании. Но особенно приятно, если ваша система документооборота кроме поиска документа по полям карточки умеет строить полнотекстовый индекс на русском языке (по содержанию документов), что существенно облегчает поиск нужного документа. Таким образом, следует различать русификацию (перевод) интерфейса (экранных сообщений) и документации, возможность ввода атрибутивной информации в карточку документа и дальнейший поиск по атрибутам на русском языке и возможность поиска по тексту документов на русском языке различных текстовых форматах.

Настройка системы на соответствие требованиям отечественных стандартов

Для того чтобы система электронного архива технической документации реально работала на отечественном предприятии, она должна соответствовать требованиям ГОСТов, в первую очередь ЕСКД, в частности ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения». На каждый электронный документ должен выпускаться «Удостоверяющий лист» по ГОСТ 28388-89, на бумажном носителе. Интересная особенность автоматизации проведения изменений на отечественных предприятиях заключается в том, что они должны выполняться с учетом параллельного обращения электронных и бумажных документов. Особенно это важно постольку, поскольку по действующему законодательству электронный документ в большинстве случаев юридическим документом не является. Следовательно, при проведении изменений даже в электронных документах приходится выполнять их так, как если бы они были бумажными (и это несмотря на то, что существует стандарт на проведение изменений в документах на магнитных носителях, требования которого также должны быть учтены). Изменения следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и ГОСТ 28388. К сожалению, не на каждом предприятии полностью соблюдаются требования ЕСКД. Помимо того, существуют отраслевые стандарты и СТП, требованиям которых также должна соответствовать система TDM. К сожалению, большинство присутствующих на российском рынке западных пакетов эту проблему не решают. Для приведения системы TDM в соответствие с российскими стандартами компанией «Лоция Софт» разработан ряд решений и готовых настроек системы.

электронного архива технической документации
электронного архива технической документации
электронного архива технической документации
электронного архива технической документации

Архивная система DOCS Open — ядро комплекса TDM

В основе комплекса лежит архивная система высокой надежности DOCS Open (PC DOCS, Inc.). Благодаря этой программе, комплекс работает практически в любом сетевом окружении и обеспечивает быстрый поиск любых чертежей и документов при высоком уровне защиты данных от несанкционированного доступа. Вы можете хранить в архиве всю документацию по проекту в комплекте — начиная от чертежей и спецификаций и заканчивая технической, экономической и коммерческой документацией. Высокая надежность и хорошая масштабируемость и переносимость позволяют строить на профессиональной единой основе архивные системы в масштабах отдела, подразделения, предприятия. Поддерживается работа с мобильными и удаленными пользователями и группами пользователей. Вам не нужно больше вспоминать, где находится необходимый чертеж — в конструкторском, технологическом бюро или у нормоконтролера. При разработке нового изделия вы можете создать несколько версий конструкции, чтобы выбрать из них лучшую. При этом все варианты будут связаны в архиве с одним документом, что значительно облегчает поиск информации. Специфика технического архива очень часто требует при создании новой сохранения старой версии документа. Система позволяет хранить до 99 версий и 26 подверсий каждого чертежа или документа. DOCS Open дает возможность хранить практически любые типы документов: чертежи векторные и растровые; спецификации (и другие тестовые документы); расчеты; коммерческую информацию; модели состава изделия; аудио- и видеоинформацию; электронные таблицы и др. Таким образом, DOCS Open позволяет решать следующие задачи. 1. Надежное хранение документов, фактически без ограничения их объема. 2. Контроль доступа к документам и аудит работы с ними. Ведется учет всех действий сотрудников при работе с документами (доступ, просмотр, редактирование и др.). 3. Быстрый поиск документов за счет использования высокопроизводительных SQL-серверов. 4. Интеграция с приложениями (вызов приложения для обработки документа непосредственно из архивной системы и помещение документа в архив прямо из приложения, в котором он создан). 5. Организация иерархического хранения документов на различных типах носителей, что позволяет снизить стоимость хранения и время доступа к документам. 6. Поддержка одновременной работы с бумажными и электронными документами. 7. Ведение версий документов. К сожалению, для построения полнофункциональной системы управления техническими документами этих возможностей недостаточно. Но, поскольку DOCS Open является открытой системой, дополнительные средства, разработанные третьими фирмами, позволяют расширить его функционал.

Продукция компании ExoVision

Компания ExoVision производит программные продукты, обеспечивающие связь DOCS Open с наиболее популярными САПР — AutoCAD R12/13/14 и MicroStation 95/NT, а также с приложениями на их базе (такими как семейства продуктов для проектирования заводов нефтехимической промышленности и трубопроводов Rebis, Genius (машиностроение) и Softdesk (архитектура, строительство, ландшафтное проектирование, геоинформационные системы) и др.). Семейство этого программного обеспечения имеет торговую марку RocketLink. Эти пакеты работают с блоками и внешними ссылками (XREF). RocketLink for AutoCAD позволяет обмениваться информацией между архивной карточкой документа и чертежом AutoCAD. Наличие такой функции (Titleblock Integration) дает возможность переносить, например, данные из карточки документа в штамп чертежа, избегая тем самым дублирования и рассогласования вводимой информации. Модуль RocketLink устанавливается на рабочие места конструкторов и проектировщиков, которые работают с САПР и где необходимо обеспечить работу с архивом непосредственно из среды САПР.

Rocket ReView PRO

Этот модуль, полностью интегрированный с DOCS Open, нужен в первую очередь контролирующим и руководящим работникам, которые сами не разрабатывают чертежей, но вынуждены просматривать и визировать те из них, что выполнены проектировщиками. Очевидно, что использовать для этих целей САПР, где, собственно, эти чертежи и были созданы, неудобно (требуется мощный компьютер и специальное обучение пользователей) и невыгодно по финансовым соображениям. Простой в освоении и нетребовательный к оборудованию модуль Rocket ReView PRO является оптимальным инструментом для руководителя, технолога или нормоконтролера. Основные функциональные возможности Rocket ReView PRO. 1. Просмотр растровых и векторных изображений и документов различных текстовых форматов (более 200 форматов). 2. Прикрепление текстовых замечаний и комментариев (в том числе других документов) к изображению или документу. 3. Графическое и текстовое комментирование непосредственно на изображении (при этом комментарии хранятся отдельно от комментируемого документа и могут быть включены или выключены). Комментарии разных сотрудников помещаются в разные слои и отображаются различным цветом. 4. Сравнение документов (в том числе разных форматов, например растрового и векторного) в различном масштабе, со сдвигом или поворотом одного документа относительно другого.

Автоматизированная система управления информацией об изделии

PartY’97 («Лоция Софт») представляет собой визуальную систему PDM, построенную в архитектуре клиент-сервер и полностью интегрированную с DOCS Open. Система PartY служит для обеспечения хранения информации об изделии, в первую очередь при групповом параллельном проектировании сложных технических систем, каковыми являются большинство современных изделий машиностроения. PartY соответствует требованиям отечественных стандартов (в частности, ЕСКД), но в то же время ориентирована на поддержку международных стандартов (ISO 9000, STEP). С помощью системы PartY документы привязываются к структуре изделия. PartY помогает в решении следующих задач. 1. Управление проектом при групповой параллельной работе нескольких пользователей над одним проектом (в том числе при территориально-распределенном режиме работы): ведение состава изделия, заимствование изделий из других проектов, разграничение прав доступа пользователей к объектам и их атрибутам в проекте. 2. Вариантное проектирование: поддерживается создание вариантов для изделия и входящих в него сборочных единиц и деталей, с ведением истории вариантов. 3. Работа с исполнениями. Система позволяет задавать для каждого объекта в проекте два или более исполнений. 4. Получение различных отчетов по проектам и изделиям (спецификации, комплекты документов на изделие, отчет о задержках работ по проекту, графики проектных работ и др.). 5. Задание отношений между объектами. Помимо иерархического представления дерева состава изделия, свойственного системам PDM, возможно задание произвольных типов связей между объектами (документами и изделиями). 6. Определение входимости. Для каждого объекта в дереве проекта автоматически отображается его входимость. 7. Задание атрибутов для изделий и документов. Возможно задание произвольно большого количества атрибутов для каждого объекта. 8. Визуальное сравнение составов изделий. 9. Фильтрация документов в дереве проекта. При необходимости пользователь может отображать в дереве проекта только те документы, которые ему необходимы. Основные конструкторские документы (КД), неосновные КД и проч. Это позволяет упростить восприятие пользователем проектной информации. 10. Автоматическое формирование наименований и обозначений изделий и документов. 11. Настройка правил ведения процесса проектирования. С помощью интеллектуального механизма бизнес-правил, поддерживаемого системой PartY, администратор получает возможность адаптировать систему под специфику конкретного предприятия. Руководитель имеет оперативную информацию обо всех изменениях, вносимых в проект, в реальном масштабе времени с возможностью просмотра истории проекта. PartY может использоваться как самостоятельное приложение или, что является более предпочтительным, как составная часть системы технического документооборота и управления проектными данными масштаба предприятия. Так, PartY полностью интегрирована с одной из лидирующих на мировом рынке систем управления документами (СУД) DOCS Open (PC DOCS, Inc.) и решениями на ее основе. Разумеется, при применении PartY в составе единого решения с системой управления документами пользователь получает наибольшую выгоду от внедрения системы за счет улучшенного сервиса, высокой надежности хранения и целостности информации. При этом интеграция с пакетом DOCS Open включает следующие возможности: • вызов окна поиска DOCS Open непосредственно из среды PartY; • помещение документов PartY в архив DOCS Open и установление связи между существующими документами DOCS Open и системой PartY; • синхронизацию атрибутов PartY и карточки документов DOCS Open. Интеграция с DOCS Open позволяет также использовать все возможности системы управления документами для обмена с данными с другими приложениями. Примерами таких приложений являются: система электронной почты MS Exchange, системы автоматизированного проектирования AutoCAD, MicroStation, КОМПАС, офисные приложения MS Word, MS Excel, модуль автоматизации документооборота WorkRoute и др. Очевидно, что невозможно в базовой поставке системы охватить все многообразие форма отчетов, используемых на предприятиях. Но, поскольку система PartY поддерживает возможности OLE Automation, она позволяет экспортировать полученные результаты, например, в электронную таблицу MS Excel. Таким образом, система PartY дополняет систему управления документами DOCS Open возможностями профессиональной системы PDM.

Система маршрутизации документов, работ и контроля исполнения

Разработанные компанией ВЕСТЬ АО системы автоматизации документооборота WorkRoute I (свободная маршрутизация) и WorkRoute II (предопределенная маршрутизация) служат, как и следует из их названия, для передачи информации (сообщений, документов, проектов и работ) между пользователями и обеспечения контроля исполнения. Эти модули необходимы для реализации автоматизированного утверждения документов и рассылки информации (рассылка извещений держателям копий и т. п.). Эти мощные средства позволяют автоматизировать процесс передачи документов между пользователями, например на этапе их утверждения; могут задаваться как простые последовательные или параллельные маршруты прохождения документов, так и сложные переходы и циклы (с помощью WorkRoute II). А при использовании совместно с системой PartY заказчик получает возможность построения законченной системы автоматизации процесса проектирования и проведения изменений. Кроме того, система WorkRoute обеспечивает получение отчета о выполненных работах, динамическое назначение исполнителей на проект, переход между этапами проекта в зависимости от различных логических условий. Пользователь получает возможность, не вставая со своего рабочего места, узнать, у кого находится в настоящий момент требуемый ему документ или на каком этапе проекта ведутся работы. По каждой работе ведется история, куда заносятся все действия пользователя, связанные с данной работой.

Комплекс по управлению технической документацией

При совместном использовании этих систем предприятие получает следующие дополнительные преимущества. 1. Законченное полнофункциональное интегрированное решение, основанное на профессиональном ядре. 2. Целостная структура данных предприятия. 3. Автоматизация не только хранения документов, но и документооборота и управления проектными данными. 4. Комплексная автоматизация процесса проектирования, учета, хранения документов и проведения изменений. 5. Интеграция в единую систему управления документами офисных и технических документов. 6. Создание специализированных рабочих мест, использующих единую информационную базу и имеющих сходный интерфейс (рабочее место конструктора, контролирующего работника, администратора архива и др.). Таким образом, с помощью комплекса на основе DOCS Open возможны: архивное хранение документов; документооборот в масштабах предприятия; групповая работа сотрудников над проектом и управление проектной информацией на протяжении всего жизненного цикла изделия; автоматизация проведения изменений и ввод информации с бумажных носителей.

По материалам компании
«Лоция Софт»