Типовые решения
Отраслевые решения
О платформе STOR-M3
Как ознакомиться с системой
Технические характеристики
Поддержка
Обучение





Отправьте запрос:

Организация:
ФИО:
Должность:
Контактный телефон:
Город:
E-mail:
Откуда о нас узнали:
Доступ к демо-версии:
Вопрос:

Создание электронных архивов предприятий
Алексей Рындин

Общая концепция построения электронного архива

Создание электронных архивов является в каждом случае уникальной задачей для каждого предприятия с одной стороны, но имеет общие закономерности, с другой стороны, позволяющие производить их поблочную реализацию и поэтапно получить законченное программно-аппаратное решение. При этом важно, что результатом каждого этапа также является законченное решение, готовое к использованию до проведения работ по следующим этапам. Структура любого электронного архива изображена на рисунке 1 и состоит из следующих подсистем:

• Подсистемы ввода - комплекса программно-аппаратных средств, для преобразования бумажной документации в электронный вид. Поскольку, часть документов на любом предприятии, организации может находиться в электронном виде (разрабатывается в инженерно-конструкторских, офисных и других приложениях, т. е. сразу создаются в электронном виде), подсистема ввода должна обеспечивать ввод и регистрацию документов, разрабатываемых в любых приложениях, используемых на предприятии. Не будем строить иллюзий, говоря о том, что "можно быстро решить проблемы с бумажными документами, качественно отсканировав их, тем самым, отказаться от бумажной технологии". Действительно, современное сканирующее оборудование позволяет достигать высоких объемов сканирования с одной стороны, а оборудование тиражирования позволяет с другой стороны тиражировать бумажные документы со скоростью 10-15 м/минуту (инженерные комплексы Оce). Поэтому, говорить о резком снижении объемов документов на бумаге, на наш взгляд было бы ошибочно. Исходя из этого, подсистема ввода должна учитывать и "бумажные" документы;
• Подсистемы оперативного электронного архива - для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью её на долговременное хранение;
• Подсистемы долгосрочного хранения - для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер;
• Подсистемы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД. Эффективным инструментом на этом уровне являются специализированные программные пакеты система электронного архива, управления потоками данных разработки Consistent Software - OutdoCS, Search и т. д., которые будут описаны ниже;
• Подсистемы тиражирования;
• Технологических решений по созданию архива.

Электронный архив
Рис 1. Схема электронного архива предприятия

Проблема создания электронных архивов предприятий в настоящее время очень актуальна. Основная причина необходимости её решения состоит в наличии большого количества бумажной документации, постепенно приходящей в негодность, низкой эффективности ручной работы с документацией с одной стороны и наличием уже внедренных на предприятиях САПР, существовании необходимых программно-аппаратных средств для создания электронного архива, с другой стороны. Создание законченной системы документооборота конструкторской документации ведет прежде всего к повышению эффективности работы предприятия, и, как следствие к росту прибылей. Рассмотрим создание каждой из вышеперечисленных подсистем электронного архива.

Создание подсистемы сканирования

Создание подсистемы следует начать, прежде всего, с изучения "бумажного" архива предприятия. Как правило, архив любого предприятия состоит из десятков, тысяч и даже миллионов документов. Все документы имеют различные форматы, состояние, плотность и толщину бумаги. Частью документов могут быть "синьки", кальки. Часто встречаются документы на цветных и серых бумагах. Документы могут быть в виде отдельных листов и сброшюрованные в книги и альбомы. На любом предприятии обязательно найдется часть документации, сохранность и состояние которой оставляют желать лучшего - ветхие и выцветшие документы. Поэтому, правильно было быначать процесс создания электронного архива с определения объемов документации, которые необходимо "поместить" в электронный архив. При этом, для правильного подбора оборудования необходимо произвести тщательное изучение документов по следующим параметрам:

• количество документов по каждому из форматов;
• наличие и количество сшитых документов, по каждому из форматов;
• наличие и количество ветхих документов по каждому из форматов;
• наличие и количество документов на бумаге низкой плотности по каждому из форматов;
• наличие и количество документов на цветной и серой бумаге по каждому из форматов;
• наличие двусторонних документов по каждому из форматов.

Конечно, невозможно произвести абсолютно точный подсчет, но следует помнить что, чем точнее будет проведено обследование архива, тем точнее будет подобрано оборудование, и эффективнее будет создаваться электронный архив.
Далее, необходимо определить сроки создания архива и интенсивность его пополнения новыми документами. Очень важно определить какие форматы файлов должны иметь электронные документы.

Наличие формализованной определенным образом информации позволяет определить наиболее подходящее оборудование. Так, для сканирования больших объемов узкоформатной (до формата А3) несшитой документации применяются поточные сканеры Fujitsu, Inotex Scamax, позволяющие сканировать со скоростью до 90 листов/минуту или до 180 страниц/минуту. Поточные сканеры имеют также режим ручной подачи. Так, например, при наличии в пачках сканируемой документации некоторого количества документов на бумаге низкой плотности, ветхих, которые сканер не может протягивать с указанными скоростями, оператору сканирования предоставляется возможность на время переключиться в режим ручной подачи для сканирования таких документов и обратно в режим автоматической подачи, не прерывая процесса сканирования пачки.
Получаемые форматы файлов: - *.tif - монохромный, Gray Scale одностраничный, двухстраничный, *.pdf. Особенностью данных сканеров и управляющего программного обеспечения является наличие множества дополнительных функций, например: двустороннее сканирование; аппаратные модули динамического контраста, позволяющие получить высококачественные изображения с неконтрастных, серых и цветных оригиналов, работа с баркодами, надпечатка на документах, получение изображений Gray Scale и другие. Для предприятий, планирующих менее интенсивные темпы создания архивов и меньшие объемы не сшитой узкоформатной документации форматов до А3, использование дорогостоящих сканеров Scamax не всегда целесообразно и экономически не оправдывается. В этом случае, возможно использование поточных сканеров компании Fujitsu, имеющих в зависимости от модели производительность 15 - 90 листов/минуту. Получаемый формат файлов *.tif монохром, Grayscale, цветной. Отличительной особенностью сканеров этого Fujitsu является одновременная возможность поточного и планшетного сканирования. При наличии небольшого процента документации, которая не может быть протянута механизмом поточного сканирования, отдельные ветхие листы и листына бумаге низкой плотности можно отсканировать на планшете сканера. Сканеры Fujitsu содержит дополнительные программные и аппаратные модули, ориентированные на выполнение различных операций. Особенно можно отметить модуль обработки изображений ICP, позволяющий резко поднять качество изображений полученных при сканировании неконтрастных, некачественных документов.

Для сканирования сшитой узкоформатной (до формата А3) документации формата до А3 могут применяться бесконтактные книжные сканеры Bookeye, Minolta и Zeutschel. Особенностями данных сканеров является отсутствие механического контакта со сканируемыми материалами. Сканирующая камера расположена над столом на котором располагаются сшитые документы. Время сканирования разворота 3-5 секунд. Получаемый формат файла - *.tif монохромный и Gray scale. Сканер и программное обеспечение управления имеют опции, необходимые для работы со сшитыми документами - корректировку изгиба страниц и ряд дополнительных функций, позволяющих наиболее удобно поставить технологию сканирования, например, работа с баркодами. При наличии толстых книг и пачек сшитой документации целесообразно применять специальные дополнительные подставки. Оператор перелистывает страницы вручную. Запуск процесса сканирования может осуществляться при помощи педали, пульта управления сканером или прямо из ПО. Данные сканеры могут успешно применяться и для сканирования отдельных узкоформатных листов, имеющих ветхое состояние. Если на предприятии отсутствует необходимость сканирования узкоформатной сброшюированной документации, но имеются небольшие объемы ветхих узкоформатных документов, то использование бесконтактных сканеров в этом случае нецелесообразно. Для этих целей вполне подходит простой планшетный сканер или планшет поточного сканера Fujitsu.

Для сканирования широкоформатной документации могут применяться широкоформатные сканеры компаний Contex Scanning Technologies и Vidar Systems Sorporation. Эти сканеры предназначены для перевода в электронный вид документации широких форматов (свыше А3 до А0) без ограничения по длине сканируемого листа. В сканерах аппаратно реализованы алгоритмы цифровой обработки изображений. Например, на сканерах Contex оператор управляет лишь выбором алгоритмов или их параметрами, но сам процесс обработки результата сканирования "зашит" в устройство и происходит в режиме реального времени. Среди основных алгоритмов, используемых для получения наилучших результатов, - механизм независимого улучшения деталей переднего плана и фона (Dual 2D-Adaptive Enhancement), выделение полутонов для качественного копирования (ADL + Error Diffusion Halftoning), динамическое выставление порога сканирования (2D-Adaptive Thresholding), фильтры повышения резкости (2D-Sharpening), сглаживания (2D-Softening) и размытия (2D-Blur) полутонового и цветного изображений, выделение деталей изображения по цветовым признакам (Color Feature Extraction), приведение цветовой палитры к заданным цветам (8 бит). Для разных типов оригинальных изображений используются различные наборы алгоритмов. Таким образом, оператор получает в руки мощный механизм обработки, и зачастую качество отсканированного изображения превосходит качество оригинала - например, при сканировании "синек" или выцветших оригиналов. Сканеры модельного ряда Vidar и Contex имеют прямой тракт протяжки с равномерно расположенными роликами, что позволяет успешно сканировать ветхую документацию и кальки. Оба модельных ряда имеют возможность монохромного, Gray scale и цветного сканирования. Конкретные модели отличаются также и по производительности.

При построении подсистемы сканирования электронного архива перспективным является сканирующее оборудование репрографических комплексов OSE TDS400, TDS600, TDS800, имеющее высокую производительность и качество. В состав комплекса входит сканер, плоттер и контроллер, являющийся связующим звеном между ними. Поддерживаемые форматы файлов: HP-GL, HP-GL2, Calcomp, Tiff и Cals, используемые в большинстве CAD- и EDMS-систем. Опционально предусмотрена поддержка Adobe PostScript 3, включающая прямую печать PDF-форматов. PDF- наиболее распространенный формат для большинства офисных приложений, все чаще применяемый для обмена данными в Internet и архивного хранения. Кроме того, TDS400 поддерживает форматы ASCII. Скорость сканирования TDS400 - 3 метра/мин, TDS600 - 5 метров/минуту, TDS800 -10 метров/минуту. Сканеры предназначены для сканирования большеформатной документации формат - до А0. Длина оригиналов может достигать 15 метров и определяется автоматически. К сожалению, в рамках одной статьи невозможно привести подробное описание всей техники Вы можете получить его в офисе Consistent Software , на сайте www.csoft.spb.ru, www.oce.ru или связавшись по телефону +7 (812) 430-3434.

Подобрать то или иное оборудование, как отмечалось выше, можно лишь после обследования "бумажного"архива предприятия и требований, выдвигаемых к электронному архиву. Обязательной для создания подсистемы сканирования является разработка непосредственно самой технологии сканирования, уникальной, как правило, в каждом отдельном случае и соответствующего подобранной технологии программного обеспечения обработки сканированных изображений. При подборе оборудования часто возникают ошибки, связанные с тем, что не учитывается технология проведения работ. Так, например поточный сканер A3 формата Scamax 2600 имеет производительность 90 листов в минуту. Но это совсем не означает, что за 8 часов работы будет отсканировано 8 х 60 х 90 = 43200 документов. На самом деле, производительность данной модели в среднем 10000-20000 отсканированных документов в день. Точная цифра зависит от качества документов, технологии работ. При наличии изображений низкого качества на бумажных документах, приходится включать дополнительные опции автоматической обработки изображений в программном обеспечении управления сканером, которые замедляют процесс сканирования. Если при поточном сканировании в пачках встречаются документы на бумаге низкого качества, то оператор сканирования будет вынужден периодически переходить из режима автоподачи в режим ручной подачи, что в свою очередь, замедляет производительность сканера. Разработка технологии проведения работ по сканированию является серьезной задачей и требует определенного опыта и знания всех, в том числе и дополнительных возможностей оборудования и ПО (работа с баркодами, корректирующие опции ПО, дополнительные блоки и аппаратные модули). Велика вероятность того, что Вам потребуется дополнительная обработка файлов, например устранение перекосов, "вырезание" изображений по формату, пакетное удаление повторяющихся и ненужных частей изображений (например, изображений перфорации на спецификациях). Необходимость дополнительных операций по обработке имеет следующие причины:

• состояние подлинников (загрязненные, выцветшие, на цветных и серых бумагах), вызывающее появление нечетких, неконтрастных изображений низкого качества;
• наличие подлинников нестандартных размеров. Например, если оригинал на миллиметры шире формата А1, то при тиражировании, печатающее устройство может воспринять его, как документ формата А0, хотя поданные на печать "лишние миллиметры" не несут никакой информации;
• наличие повторяющихся фрагментов изображений не несущих информации, но делающих размер файла больше. Например, изображение перфорации по краям спецификаций;
• возможность перекосов изображения, связанных с перекосом ветхого документа в протяжном тракте поточного сканера.

Эти причины могут привести к тому, что часть изображений не будет иметь удовлетворительного качества. Часть из перечисленных недостатков может устраняться прямо в процессе сканирования при помощи стандартных аппаратных или программных опций. Как правило, сканирующее оборудование и программное обеспечение имеет ряд дополнительных аппаратных и программных блоков,приобретаемых отдельно, которые помогут справиться с имеющейся проблемой. Не стоит скрывать того, что некоторые из перечисленных выше недостатков изображений невозможно устранить в процессе сканирования при помощи дополнительных аппаратных блоков и опцийпрограммного обеспечения. В этом случае необходима дополнительная обработка изображений. Правильно было бы стремиться максимально исключить "ручную" обработку и использовать дополнительное программное обеспечение пакетной обработки, которое автоматически устраняет недостатки полученных изображений. Всегда стоит помнить о том, что в архиве предприятия найдется часть документов, электронные копии которых возможно отредактировать лишь "вручную". Пакетная обработка не приемлема для файлов, недостатки изображений в которых не имеют каких-либо закономерностей и не встречаются в других файлах. В этих случаях, как правило, предусматривается использование дополнительного программного обеспечения. Исходя из вышеизложенного, при разработке подсистемы сканирования электронного архива предусматривается использование дополнительных программных пакетов, например SPOTLIGHT PRO V4 производства компании Consistent Software, выполняющего функции обработки растров, дигитайзирования, трассировки, векторизации, гибридной обработки. Специалисты компании Consistent Software помогут Вам произвести исследование "бумажного" архива, правильно подобрать необходимое оборудование, программное обеспечение и разработать технологию работы подсистемы сканирования электронного архива. Смоделировать процессы работы подсистемы сканирования по разработанной технологии Вы сможете прямо в нашем офисе на работающем оборудовании.

Создание системы хранения

Следующим этапом создания электронного архива является разработка системы хранения в составе устройств оперативного накопления и подсистемы долговременного хранения. Современные информационные технологии и аппаратное обеспечение без особых проблем и затрат позволяют создать оперативный электронный архив. Устройством оперативного накопления может являться жесткий диск или Raid - массив, объем которого определяется общей технологией создания архива. При расчете объема учитывается общий объем информации, подлежащий оперативному накоплению до записи в устройство долговременного хранения и оперативному использованию (на основе производительности блока сканирования и задач предприятия).

Более сложной является разработка подсистемы долгосрочного хранения. Это связано с большими и сверхбольшими объемами электронной информации, полученной при переводе "бумажного" архива предприятия в электронный вид. В качестве устройств долговременного хранения могут быть использованы роботизированные CD-DVD библиотеки под управлением специализированного программного обеспечения. Система долгосрочного хранения является одной из важнейших во всей структуре электронного архива и выполняет следующие задачи:
1. Организация хранения больших и сверхбольших объемов информации;
2. Организация доступа к большим и сверхбольшим объемам информации;
3. Организация пополнения хранящейся информации по мере её накопления на предприятии;

Кроме требований, вытекающих из вышеперечисленных задач, к модулю долгосрочного хранения выдвигаются следующие:
1. Надежность хранения информации (физическая, техническая надежность и возможность разграничения по правам доступа);
2. Совместимость с системами автоматизации предприятия, обеспечение возможности обращения к информации не только в "файл-серверном" режиме, как к открытому для тех или иных пользователей сетевому ресурсу, но и из программных надстроек (СУБД, систем автоматизации и т. д.);
3. Возможность расширения объемов хранения;
4. Возможность увеличения производительности при увеличении числа пользователей;
5. Наращиваемость системы;
6. Возможность дальнейшего развития решения при дальнейшем развитии информационных технологий при исключении больших финансовых затрат.

Одним из решений по созданию системы долгосрочного хранения могут являться роботизированные библиотеки компании NSM AG. Роботизированная CD-DVD библиотека под управлением специализированного программного обеспечения является высокотехнологичным накопителем информации. Носителями информации являются CD и DVD диски, являющиеся в настоящее время самым надежным и развивающимся носителем, позволяющим иметь удельную стоимость хранения единичного объема на порядок ниже по отношению к HDD и Raid - массивам. Кроме того, применяемые носители менее критичны к условиям эксплуатации (магнитные поля, температура и т. д.), не требуют перемагничивания и прочих процедур, необходимых при обслуживании жестких дисков. Время хранения информации ~ 75 лет (по оценкам разных экспертов - от 50 до 100). Все носители размещены в одном корпусе и при помощи специализированного программного обеспечения объединены в один локальный или сетевой ресурс сверхбольшого объема, администрируемый по правам пользователей и позволяющий обращаться к нему как в "файл-серверном" режиме, так и через вышестоящее программную надстройку (СУБД, систему автоматизации и т. д.). При обращении к тому или иному файлу, робот, размещенный внутри корпуса извлекает носитель и вставляет его в привод, далее, через SCSI - интерфейс, осуществляется его передача на управляющий PC и при помощи ПО, файл отдается в сеть.

Роботизированные библиотеки позволяют:
1. разместить в одном корпусе ~ от 120 до 600 CD-DVD носителей; В зависимости от модели, число дисков может быть ~ 135, 300, 400 или 600. Каждый диск размещается в отдельном слоте внутри корпуса библиотеки. Особенностями накопителей предлагаемого модельного ряда в организации размещения носителей являются:
o использование технологии "No Tuch", заключающейся в том, что каждый носитель хранится в отдельном пластиковом конверте, исключающем механическое прикосновение к диску и, как следствие, не допускаются повреждения, влияющие на работоспособность системы;
o возможность подключения дисков через mail-slot (по одному отдельно хранимому диску) или при помощи дополнительных магазинов. Каждый дополнительный магазин содержит по пятнадцать дисков, необходимость постоянной работы с которыми отсутствует. Магазины могут храниться отдельно (вне корпуса библиотеки и подключаться при необходимости). Важной особенностью подключения магазинов является отсутствие необходимости выключать или перезагружать систему.
2. Представить весь массив носителей в виде локального или сетевого ресурса (проще говоря, в виде одного диска размером до ~ 3 терабайт;
3. Организовать доступ к хранимой информации, как к сетевому ресурсу;
4. Организовать запись на CD и DVD - носители при увеличении объемов информации (пополнении архива);
5. Повышать производительность системы (модульность устройств позволяет наращивать число приводов). Так, например, Вы можете установить базовый модуль NSM6000 на 620 слото-мест с одним приводом. При наполнении архива и увеличении интенсивности доступа к нему, число приводов может быть увеличено до 14;
6. Переходить на новые, постоянно развивающиеся технологии (Например, сейчас наивысшим стандартом, поддерживающим все ранее разрабатываемые является DVD - 4.7 GB. Это означает, что привода указанного стандарта читают CD, DVD - 2.6, DVD-4.7). При появлении новых стандартов, библиотека не "устаревает". Необходимо лишь установить новый привод;
7. Увеличивать объемы хранимой информации. Так, например при установке пишущих DVD приводов, возможна перезапись с существующих CD носителей на DVD, что позволит при использовании той же модели, при том же числе слото-мест значительно повысить "емкость" хранилища;

Задача создания подсистемы долгосрочного хранения подразумевает высокую надежность системы и большое время наработки на отказ.

Задача обеспечения надежности решается:

- Техническими параметрами устройств. Роботизированные библиотеки имеют следующие параметры, определяющие техническую надежность устройств:

• наработка на отказ: 2 500 000 циклов;
• надежность управляющей электроники: 60 000 часов;
• надежность дисководов - 250 000 циклов.
- Организационно - техническими мероприятиями, обеспечиваемыми Предприятием и Поставщиком:
• стартовым обучением персонала Предприятия работе с оборудованием;
• гарантийным обслуживанием. На срок гарантии - 1 год. Бесплатный выезд технического специалиста для диагностики и устранения неисправностей. Бесплатные консультации. Бесплатный гарантийный ремонт в случае выхода из строя не по вине персонала;
• сервисным обслуживанием. После окончания гарантийного срока возможно заключение договора на отдельно оговариваемых условиях;
• разовыми выездами специалиста с целью профилактических и ремонтно-восстановительных работ после окончания гарантийного срока на отдельной договорной основе;
• созданием резервных копий наиболее важных носителей информации для хранения в дополнительных магазинах или (и) в резервном хранилище;

- Использованием метода резервирования ;

- Использованием устройств бесперебойного питания и т. д.

Необходимый объем системы долговременного хранения рассчитывается, исходя из объемов электронных документов. Необходимая производительность (число и типы приводов) рассчитываются исходя из планируемого числа пользователей.
При создании системы долговременного хранения важно не только правильно рассчитать аппаратную часть, но и правильно подобрать ПО управления библиотекой.

Основные задачи и функции ПО:
1. Создание ресурса на уровне файловой системы. Говоря проще, все хранилище представляется в виде одного логического диска размером до 3 Gb доступ к которому определяется средствами администрирования OSOS Winnt-4.0 Server, Winnt-4.0 W-s, W-2000, Unix, как к файл-серверу;
2. Создание томов, структурирование информации, расположенной на разных носителях;
3. Административные функции;
4. Диагностические функции;
5. Обеспечение совместимости с вышестоящим программным обеспечением-надстройкой (системой автоматизации, СУБД). В этом случае, индексная часть СУБД хранится на сервере СУБД, а отдельные поля СУБД, системы автоматизации содержат ссылки на объекты, хранящиеся на сетевом ресурсе, являющимся хранилищем;
6. Кэширование информации. На HDD PC управления создается кэш, объем которого произвольно устанавливается с использованием соответствующей опции программным обеспечением управления. Размеры кэша определяются исходя из конкретных задач. Кэширование информации позволяет значительно повысить скорость доступа к архиву и делают практически незаметным наличие механики, инерционности приводов для файлов, обращения к которым наиболее часты.

Существует программное обеспечение управления под различные OS, поддерживающее различные функции, работающее с разными типами носителей и универсальное. Для правильного подбора программного обеспечения необходимо, прежде всего разработать технологию обращения и пополнения архива долговременного хранения и выбрать версию программного обеспечения наиболее соответствующую не только объему хранилища и типу носителей, но и всем необходимым звеньям технологической цепочки записи и доступа.

Создание подсистемы выпуска и тиражирования конструкторской документации

Ценность любого электронного архива определяется не только возможностью надежного хранения информации, но и возможностью извлечь необходимый документ и тиражировать его. При создании подсистемы тиражирования, как и при создании каждой подсистемы электронного архива, прежде всего,изучаются конкретные задачи на предприятии. Необходимо уточнение задач по следующим пунктам:

• необходимая производительность подсистемы тиражирования по каждому из форматов;
• вид печати по каждому из форматов (цветная, ч/б);
• параметры печати по каждому из форматов (разрешение и т. д.);
• перспективы увеличения объемов по каждому из форматов, виду печати.

Наиболее перспективными и производительными устройствами для использования в подсистеме тиражирования для печати широкоформатных документов являются LED - плоттеры Oce. Эти устройства могут работать как отдельно, так и в составе рептографического комплекса (совместно со сканером под управлением контроллера, объединяющего сканер и плоттер). О сканирующей части рептографических комплексов писалось выше (при рассмотрении подсистемы сканирования). Наиболее перспективными и производительными моделями являются TDS400, TDS600 и TDS800, имеющие производительность печати 3 м/мин (2А0/мин), 5м/мин (4A0/мин) и 13 м/мин (10А0/мин) соответственно. Разрешение при печати: 600 dpi (TDS400) и 400dpi (TDS600, TDS800). Все модели имеют автоподачу бумаги. Максимальная длина печати TDS400 - 15 м, ТDS600 - 615 м, TDS800 - 200 м. Модели TDS400 и TDS600 имеют практически мгновенную готовность к работе.

Если объемы документации, планируемой к тиражированию, относительно невелики и отсутствуют перспективы резкого их увеличения, возможно использование устройств модельного ряда Mutoh, Encad, HP, Canon. При выборе конкретной модели учитываются задачи по тиражированию и перспективы их изменения. Учитывать эти перспективы необходимо в связи с тем, что приобретения какого-либо дополнительного оборудования для новых задач тиражирования можно избежать, если приобретенное вами ранее оборудование способно получить новые функциональные возможности при использовании дополнительных программных или аппаратных модулей. В рамки статьи не входит подробное описание технических характеристик устройств. Более подробно, Вы сможете ознакомиться с ними на сайте www.csoft.spb.ru, www.esg.spb.ru или в офисе Consistent Software.

Для тиражирования узкоформатной документации (форматов до А3) имеется множество устройств различных производителей, имеющих разные характеристики. Наиболее интересным на наш взгляд являются полноцветные принтеры HP DesignJet ColorPro CAD/GA. Эти модели предназначены для пользователей в области машиностроения, САПР, схемотехники, архитектуры, ГИС, дизайн и принтбюро (модель GA). HP DesignJet ColorPro CAD/GA предоставляют пользователям возможность печатать документы от почтовых карточек (10х15 см.) до полноформатных А3/В (33х48 см.). HP DesignJet ColorPro CAD/GA идеальны для чертежей, инженерной документации, иллюстраций, проспектов, презентаций и контрольных отпечатков. Разрешение 600х600 dpi, что обеспечивает качественную печать черно-белых и цветных материалов. Скорость печати листа А3: ч/б - 15 секунд, цветной - 1,5 - 2 минуты. Модель GA имеет сетевой интерфейс и язык PostScript. Модель CAD может иметь эти функции, как дополнительные опции.

Разработка технологии работ с электронным архивом и внедрение комплексного решения

Как отмечалось выше, даже правильный подбор аппаратных и программных средств не гарантирует стопроцентную эффективность работы каждой подсистемы в отдельности и всего электронного архива в целом. Это связано, прежде всего, с особенностями документации предприятия, спецификой работы и задачами, стоящими перед архивом. В каждом случае, задача создания электронного архива является уникальной. На её уникальность могут влиять, казалось совершенно не относящиеся к информационным технологиям факторы, например, даже такие, как расположение помещений, квалификация персонала и т. д. Поскольку, мы говорим о комплексном и законченномрешении, нельзя не сказать о необходимости разработки технологии работы с архивом для конкретного предприятия и о необходимости эффективного внедрения. Целесообразнее использовать работы поставщика решений. Компания Consistent Software предлагает разработку комплексных решений, технологии работ на основании изучения архивов и задач предприятий, а также внедрение решений и технологии работ.
Система пользовательских приложений

Условно все пользовательские приложения, применяемые в комплексном решении - электронном архиве, можно разделить на следующие группы:

• Средства управления процессами сканирования. К этой группе, как правило, относятся пакеты, идущие в комплект аппаратных средств или пакеты сторонних производителей;
• Средства обработки, векторизации, распознавания изображений. Примером может являться специализированный пакет, созданный Consistent Software - SportLight. Основными функциями пакета являются:
• обработка растров;
• дигитайзирование;
• трассировка;
• векторизация;
• гибридная обработка.
К этой группе программных средств можно отнести пакет распознавания Fine Reader (если требуется ввод в архив текстов не в графическом формате, полученым после сканирования, а в текстовом формате).
• Средства разработки - приложения в которых производится разработка электронных документов, которые помещаются в архив - AutoCad, SolidEige, офисные приложения и т. д.;
• Средства просмотра и редактирования документов, находящихся в электронном виде. В качестве средств редактирования могут использоваться те же средства разработки, а в качестве средств просмотра - внешние или встроенные просмотровщики систем управления архивом;
• Средства управления хранилищами данных. Это ПО управления роботизированными DVD библиотеками, которое более подробно описывалось выше;
• Система управления архивом - специализированные программные пакеты. Остановимся подробнее на описании этого пункта.
Условно, архивные системы можно разделить на 3 группы:
• Картотеки с возможностью учета всех электронных и "бумажных" документов предприятия по заводимым атрибутам карточки документа и возможностью быстрого поиска информации о документе. Работа с системой, напоминает работу с обычной архивной картотекой. Такая работа, имеет преимущество, заключающееся в следующем: при поиске карточки в бумажной картотеке, необходимо осуществлять поиск в шкафах, ящиках, разделах - рубриках. При поиске в электронной картотеке, кроме "шкафов", "ящиков", "разделов - рубрик", используется вся мощь SQL - запросов к серверу базы, позволяющим быстро осуществить выборку по одному или нескольким условиям, формируемым пользователем. Подобные системы имеют преимущество, заключающееся в простоте использования. Недостаток же заключается в том, что пользователь получает лишь информацию о документе, не имея доступа непосредственно к нему для просмотра, редактирования, тиражирования. Отсутствует также взаимодействие с подсистемами долгосрочного архивного хранения и ввода, невозможно дальнейшее наращивание системы с целью организации документооборота, управления процессами разработки документов, статусностью, версионностью и т. д. Использование подобных систем можно сравнить с поиском библиографической записи о книге, хранящейся в библиотеке. Найдя библиографическую запись, библиотекарь или читатель не может осуществитьпросмотр книги через интерфейс системы, а должен идти к шкафу, где она хранится;
• Полные архивные системы.
В отличие от электронных картотек, данные системы позволяют получить доступ не только к карточке документа, но и непосредственно к его электронному образу для просмотра, тиражирования и редактирования (в зависимости от прав пользователя). Такие системы позволяют регистрировать документ, "содержащийся" не только в одном файле созданном в любых приложениях, но и в виде набора файлов, определяющих сложное изделие, имеющее свою структуру (например, сборка).
• Полные системы архива и документооборота в отличие от вышеприведенных систем содержат модуль Work Flow, позволяющий маршрутизировать документы между пользователями системы в процессе разработки, в зависимости от их должностных прав и обязанностей. Подобные системы поддерживают статусность и версионность документов. Документы, регистрируемые в таких системах, автоматически "попадают" в определенный раздел архива. Работа может быть организована так же, как и с полной архивной системой (документы просто регистрируются и заносятся в архив сразу со статусом "Утвержден"). Благодаря наличию модуля Work Flow, возможен и другой способ работы. Документ (или пустой бланк документа) регистрируется со статусом "В разработке", далее отправляется по маршруту, состоящему из любого числа подмаршрутов. Например, документ, имеющий статус "Отправлен на проверку", попадает к пользователю системы, ответственному за эту проверку. После проверки, такому документу присваивается один из нескольких возможных статусов, например "Нормоконтроль" или "Отправлен на доработку". В первом случае, документ маршрутизируется к пользователю, ответственному за нормоконтроль на данном маршруте (способе обработки), а во втором - к предыдущемупользователю на доработку. Логика и способы обработки документа могут быть как достаточно простыми (например, документ можно сразу поместить со статусом "Утвержден" в долгосрочный архив). С другой стороны, возможно создание маршрутов любой сложности с любым числом подмаршрутов, переходов, проверок. В любом случае, маршруты (способы обработки), определяемые в системе для того или иного документа, строятся в соответствии с реальной должностной структурой предприятия.

Другой отличительной особенностью является то, что подобные системы имеют, как правило, модуль PDM, позволяющий работать со структурой изделия и спецификацией.

Современные информационные технологии позволяют быстро и качественно при помощи 2D, 3D средств разработки, различных программных продуктов и офисных приложений создать любой документ, удовлетворяющий самым высоким требованиям. В связи с этим, эффективность работы предприятия увеличивается. Но существует и другая сторона вопроса. При увеличении числа документов, становится все сложнее и сложнее управлять их потоком. Порой, без применения специальных средств управления документами и потоками информации, эффективность работы предприятия, достигнутая вследствие внедрения высоких технологий перестает расти, достигнув определенных показателей. А при внедрении новых средств автоматизации, создающих новые потоки информации, может оказаться, что ожидаемый экономический эффект не достигается только лишь из-за отсутствия средств управления документами и потоками информации. В некоторых же случаях, вместо ожидаемого подъема эффективности процессов предприятия даже возможно их снижение.

На любом предприятии велико количество традиционных документов на бумаге, находящихся в активном использовании. Эти документы также участвуют в потоках информации. Не будем следовать ошибочному утверждению, что число подобных документов уменьшается и скоро будет сведено к нулю. Конечно, старые и ценные документы успешно преобразуются в электронный вид методом сканирования, а новые сразу создаются в электронном виде. Но опять же, существует и другая сторона в этом вопросе. Дело в том, что современные информационные технологии позволяют тиражировать, например документы формата A0 со скоростью до 15 м/минуту (инженерные комплексы OCE'), создавая опять же документы на бумаге,участвующие в потоках информации. Не стоит объяснять, насколько велики эти потоки и как актуальна проблема управления ими в целом и каждым документом в отдельности.

Особенность документации промышленных предприятий и проектных организаций состоит в наличии наряду с традиционным "канцелярским" документооборотом документооборота инженерно - конструкторского.

Наличие большого объема проектных данных выдвигает задачу управления и ими. Причем, в преломлении промышленного предприятия или проектной организации система управления проектными данными должна интегрироваться с системой инженерно-конструкторского документооборота и довольно часто требуется интеграция системы управления проектными данными и с системой "канцелярского" документооборота предприятия. Это связано с тем, что вследствие сферы деятельности предприятия, документы даже относящиеся к "канцелярским" часто имеют логические связи с инженерно-конструкторской документацией и непосредственно с проектными данными.

Таким образом, на современном промышленном предприятии и в современной проектной организации необходим единый механизм, - система, выполняющая следующие задачи:

• управление документами (как "канцелярским", так и инженерно - конструкторскими);
• управление потоками информации;
• управления проектными данными.
Указанный механизм должен работать с учетом наличия трех основных типов данных и документов, имеющих между собой логические связи и определяющие основные потоки информации, порой тесно взаимосвязанные между собой:
• Общие документы - традиционный "канцелярский" документооборот;
• Инженерно-конструкторская документация - документооборот инженерно-конструкторский;
• Проектные данные - проектная деятельность, имеющая тесные логические связи с вышеперечисленными двумя пунктами.
Кроме выдвигаемых требований, система должна интегрироваться с любыми средствами разработки, приложениями, процессами предприятия, программными и аппаратными средствами автоматизации любого уровня и учитывать специфику документации.
Всем вышеперечисленным требованиям отвечает система OutDoCS разработки компании Consistent Software. Кроме того, присутствуют свойства, которые выгодно отличают данные системы от подобных разработок:
• Взаимодействие с любым периферийным оборудованием, используемым в процессе документооборота, создания электронного архива, управления потоками информации и проектными данными: оборудованием для сканирования документации (необходимым для преобразования бумажной документации в электронный вид); оборудованием для тиражирования документации (любыми сетевыми и локальными устройствами тиражирования - плоттерами, принтерами, инженерными комплексами); оборудованием для долгосрочного надежного архивного хранения информации (роботизированными CD-DVD библиотеками и другими накопителями);
• Соответствие требованиям стандарта ISO9000.
• Учет специфики предприятий, имеющих большой объем документов на бумаге не "переведенных" в электронный вид. И учет специфики предприятий, производящих тиражирование документации;
• Модульность, гибкость конфигурации, возможность поэтапного внедрения и поддержки.
Подобные системы осуществляют полное управление и взаимодействие всех модулей электронного архива - ввода, хранения, тиражирования. В состав систем входят:
• СУБД (Interbase, MsSQL, Oraccle);
• Серверная часть - набор таблиц СУБД, хранящих информацию, заводимую через карточку документа, а также информацию о версии, статусе, маршруте, действиях над документами, произведенных пользователями при обработке и разработке. Таблицы СУБД содержат ссылку непосредственно на файл документа, хранящийся на файл - сервере;
• Файл - серверы - хранилища непосредственно файлов документов, обращение к которым осуществляется не в файл-серверном режиме, а через программную надстройку - архивную систему. Так, например, при нахождении необходимой карточки документа, возможна инициализация функции просмотра или редактирования (согласно прав пользователя) и вывода на экран непосредственно самого документа, его редактирования, тиражирования, изменения статуса, проверки, создания новой версии, подписи. Как описывалось выше, существуют 2 подсистемы хранения, - оперативная и долгосрочная. Файл-сервером оперативного хранения может являться жесткий диск сервера, где установлена СУБД, дополнительный диск, RAID - массив или любой приемлемый по объему сетевой ресурс. Объем ресурса определяется из реальных объемов документов, доступ к которым должен осуществляться оперативно. Другим типом файл - серверов, являются файл - серверы долгосрочного архивного хранения на носителях повышенной надежности - DVD - библиотеки, описанные выше. При перемещении файлов в область долгосрочного хранения, автоматически производится их копирование на DVD - носители и переиндексация таблиц СУБД. Переиндексация заключается в том, что ссылка на файл, находящаяся в таблице теперь представляет ссылку на ресурс - DVD - библиотеку. При использовании технологии DVD-RAM, процесс переноса файлов на DVD носители для пользователя выглядит так же, как и процесс копирования на обычный сетевой диск;
• Периферийное оборудование. Как описывалось выше, полное программно - аппаратное решение включает также устройства сканирования и тиражирования, которые взаимодействуют, например с системой OutDoCS.
Основные функциональные возможности системы OutDoCS:
• Обеспечение прав доступа к информации, согласно реальной должностной структуре предприятия;
• Обеспечение ввода любых документов предприятия в единую базу данных с заведением карточки документа и размещением файла (файлов для сборок) в той или иной области хранения. Система позволяет вводить любые документы, независимо от приложения, в котором они созданы и формата, в котором отсканированы, также, независимо от потока информации - общего (административного), инженерно-конструкторского или проектного. Следует отметить, что системапозволяет формировать необходимые для того или иного типа документов атрибуты карточки и работать с документами на бумаге, даже включая их в систему документооборота;
• Обеспечение отображения структуры изделий (например, сборок);
• Обеспечение отображения логических связей между файлами документов, созданных в различных приложениях. Например, файл чертежа может храниться в формате TIFF, DWG и т. д., а файл спецификации быть созданным, например в Excel. При этом, в файловой структуре одного документа могут содержаться разнородные файлы, открываемые для редактирования и (или) просмотра соответствующими приложениями. При этом, документ имеет одну учетную запись и карточку;
• Обеспечение реально существующих логических связей документов, созданных в разных приложениях и принадлежащих к разным потокам информации. Например, письмо, пришедшее административным или "канцелярским" потоком секретарю, может иметь логическую связь с инженерно-конструкторской документацией. Такая связь может быть отображена и файл письма "присоединен" к файлу чертежа (чертежей). Таким же образом, может осуществляться и аннотирование чертежей;
• Обеспечение логического объединения всей документации, независимо от потока в папку или раздел архива, относящийся, например к одному изделию, проекту;
• Обеспечение взаимодействия со всеми подсистемами комплексного решения - системы электронного архива и документооборота. Система обеспечивает взаимодействие с устройствами сканирования, тиражирования, хранения и пользовательскими приложениями, принятыми для работы с документами любых потоков на предприятии;
• Обеспечение поиска по заданным атрибутам или формируемым пользователем запросам любого документа;
• Обеспечение взаимодействия между пользователями посредством встроенной системы электронной почты с возможностью рассылки сообщений и вложенных документов;
• Обеспечение статусности документов. Система позволяет создать любое число любых статусов, которые могут иметь реальные документы предприятия;
• Обеспечение версионности документов. Система позволяет создавать и хранить несколько версий одного документа;
• Обеспечение подписи документа. Система имеет встроенную систему электронной подписи. Сведения о лице подписавшем документ, дате, времени подписи регистрируются в системе;
• Обеспечение маршрутизации документа. Система позволяет составить маршрут, указать его в способе обработки при регистрации нового документа. Способ обработки включает: условия перехода документа между пользователями, изменения статуса (например, в зависимости от результатов проверки), подписи, автоматическое создание версий (при необходимости), автоматическое создание извещений об изменениях (при необходимости), автоматическую рассылку документа следующему пользователю с автоматическим вложением документа или его версии, извещения об изменении, перемещением из одного раздела архива в другой (например, при присвоении статуса "Помещен на долгосрочное хранение"). Способ обработки (маршрут) может иметь любое число переходов, учитывать "возврат" не подписанного и не прошедшего проверку документа на доработку. Способы обработки составляются в соответствии, с имеемыми на предприятии;
• Обеспечение системы отчетов. Система позволяет формировать любые отчеты, необходимые, например, для анализа работы;
• Механизмы способа обработки, подписи, прохождения документа, отчетов, рассылок, извещений позволяют добиться соответствия процессов предприятия стандартам качества ISO.


По материалам компании
© Consistent Software SPb

Публикация в газете "Компьютер-Информ", 2002/10, 2002/11
автор [Рындин А.]