 |
| | Проблемы ретроконверсии каталогов Национальной библиотеки Республики Татарстан | Автоматизированная система обработки книг внедрена в Нацинальной библиотеке РТ в 1994 г.За это время накоплен опыт,пересмотрены приори-теты в направлениях развития новых технологий в библиотеке.
В НБ РТ функционирует сложная система каталогов: для читателей - карточные алфавитный и систематический и с 1994 г. - электронный каталог; для служебного пользования - карточный генеральный алфавитный и топографический на подсобные фонды отделов.Весь фонд библиотеки (1,5 млн экз.книг) отражен в карточных каталогах. Объем ЭК - 53000 названий новых поступлений документов.
Современный читатель предъявляет обоснованные требования к полноте и точности традиционных библиотечных каталогов,оперативности поиска в них. Объем систематического и алфавитного каталогов резко снижает оперативность поиска. ЭК частично снимает неудобства в общении читателя с поисковой системой библиотеки. Одновременный многоаспектный оперативный поиск избавляет его от затрат времени на изучение классификации литературы и стандарта библиографического описания. После перехода на автоматизированную обработку всего потока текущих поступлений изданий на повестку дня неизбежно встал вопрос о переводе в машиночитаемую форму карточных каталогов на ретроспективный фонд. Первые подходы к проблеме предприняты были в конце 1999 г., когда были разработаны и обсуждены первые предположения,которые потом легли в основу технологии конверсии карточных каталогов.
В качестве основных определены следующие принципы конверсии:
цель осуществления - пополнение ЭК библиографическими данными о ретроспективных фондах НБ РТ и расширение возможности прехода на современные формы обслуживания читателей;
проведение конверсии в хронологическом порядке до года внедрения автоматизированной обработки новых поступлений ( до 1994 г.);
приведение справочного аппарата библиотеки в соответствие с фондами,в том числе и организация фронтальной проверки всего фонда библиотеки.
После обсуждения Ученым Советом библиотеки было принято решение из двух вариантов конверсии каталогов ( сканирования и ручного ввода библиографической информации) использовать второй, казалось бы, наименее эффективный и наиболее трудоемкий вариант непосредственного ввода текста карточки в соответствующую базу данных. Но результаты экспериментов сканирования и ручного ввода показали, что метод прямого клавиатурного ввода данных с бумажных карточек наиболее продуктивен в условиях нашей библиотеки, исходя из экономического, технического, организационного, технологического аспектов.Хотя эта работа рассчитана на более долгосрочный период по сравнению с вариантом сканирования и не исключены ошибки при вводе, в данном случае организованы контроль качества и редактирования посредством жестких инструкций и графиков, обучения персонала.
Учитывая специфику библиотеки ,решено производить ввод информации с каталожных карточек служебного алфавитного каталога, а в отделах, имеющих свои подсобные фонды, - с книги.Исходя из оценки степени готовности к конверсии, с библиографической точки зрения ГАК по своему содержанию и качеству явился более оптимальным и по нему технологически легче построить работу. Понимая, что алфавитный ввод информации о фонде библиотеки для читателей недостаточно эффективен, используется также метод перевода в машиночитаемую форму библиографических записей из книжного варианта, что позволяет включать в ЭК, в первую очередь, наиболее ценные фонды и коллекции, находящиеся в подсобных фондах.
Наряду с основными принципами конверсии, во главу угла положено условие высокого качества ЭК, т.е. поставлена задача пополнения ЭК записями на ретроспективный фонд, не уступающими записям на новые поступления.
Высокие требования, предъявляемые к ЭК, и установленные принципы конверсии карточных каталогов обусловили необходимость разработки достаточно сложной технологии.Одновременно с вводом записей в базу данных электронного каталога решено проводить ревизию фондов, так как это прекрасная возможность выявить расхождения между наличием книг в местах хранения и их отражением в традиционных каталогах. Для этого до ввода определенного массива записей в ЭК по каждой карточке ГАК ведется проверка фонда главным библиотекарем отдела научной обработки и главным библиотекарем отдела книгохранения ( проверяется наличие книги непосредственно на полке книгохранения, в подсобных фондах отделов, уточняется соответствие инвентарных номеров по книгам и карточкам ГАК, уточняется направление книг в отделы и отражение книги в топографическом каталоге). При полном соответствии ГАК, фонда и топографического каталога на книге проставляется штамп "ЭК". В том случае, если книга не найдена и не списана, карточка ГАК расставляется в специальную картотеку для дальнейшей работы, осуществляется через некоторое время повторная проверка или книга списывается.
В том случае, если книга находится в отделе, имеющим свои подсобные фонды, то в отделе книгохранения на основе карточки ГАК создается специальный топографический каталог на книги отдела для дополнительной проверки данного отдела и этого каталога по мере работы отдела по созданию своего ЭК.
Изъятые карточки передаются каталогизаторам отдела научной обра-ботки документов, где каждая запись дополняется ключевыми словами и вводится в ЭК . По окончании этого процесса карточки возвращаются на прежнее место в ГАК, предварительно на них проставляется штамп "ЭК". Должное внимание уделяется редактированию записей.
Параллельно по своей отлаженной технологии создания ЭК на подсобные фонды ведут работу и некоторые специализированные отделы библиотеки, а именно отделы татарской и краеведческой литературы . рукописей и редких книг, литературы на иностранных языках, информационно-библиографический, научно-методический и отдел искусств. В данном варианте документы перед вводом в ЭК, помимо уточнения данных по топографическому каталогу книгохранения, справочному аппарату отдела, также сверяются с ГАК, документ и карточки снабжаются соответствующей пометкой о внесении сведений в ЭК - проставляется штамп "ЭК отдела". В завершение в отделах распечатываются перечни книг, прошедшие конверсию, с целью проверки администратором баз данных отдела научной обработки документов всей введенной информации на предмет точности. Утраченные издания списываются.
При неясностях или каких-либо затруднениях при взаимодействии отделов принимаются необходимые решения и вносятся изменения в технологическую схему.
По мере наполнения баз данных в отделе научной обработки документов и по окончании всей работы над "ЭК отделов" идет вливание данных в главный ретрокаталог библиотеки после администрирования со стороны отдела автоматизации.
Такова в кратком виде действующая в настоящее время в библиотеке технология конверсии каталожных карточек на документы в машиночитаемую форму.
Необходимо отметить, что в процессе ее внедрения и эксплуатации специалисты столкнулись с рядом трудностей, многие из которых связаны с дополнительным обучением сотрудников других отделов библиотеки, не знающих процессов каталогизации. В этих отделах стоит задача обеспечения процедуры ввода информации, отвечающей требованиям стандарта, различных регламентирующих документов, рекомендациям по заполнению полей MARC, разработанным в нашей библиотеке.
Важнейшим моментом является система контроля за вводом информации в базу данных, так как это в конечном счете влияет на качество ЭК и повышает ответственность сотрудников.
Наибольшая часть работы и основная ответственность лежит на администраторе баз данных отдела научной обработки документов и главных библиотекарях других отделов, которые должны обеспечивать полноту и правильность представления библиографических и служебных сведений в готовой записи. Любые ошибки, в т.ч. неправильно проставленные интервалы, знаки препинания, разные сокращения приводят к потере информации.
В процессе конверсии выявились и другие трудности. Так, необходимы: согласованность отделов, которые подключены к работе по ретроконверсии, и сотрудников отдела научной обработки документов во избежании дублирования изданий в ЭК новых поступлений при докомплектовании ; учет текущей работы по движению фондов из отдела в отдел, по списанию литературы.
Несмотря на трудоемкость технологии ретроконверсии, библиотека успешно решает ее задачи. Объем ретрокаталога библиотеки составляет на сегодняшний день 11000 записей, сверка ГАК с фондами библиотеки составляет 24000 карточек.
Изучение опыта существующих в мире технологий убедило нас в правильности выбранного направления и расстановки приоритетов развития. НБ РТ предпочла такой порядок проведения конверсии по многим причинам : во-первых, он гарантирует достаточно высокое качество ЭК ; во-вторых, обеспечивается возможность ввода документов в ЭК не только по карточкам ГАК, но и электронной обработки наиболее спрашиваемых изданий. Дополнительный эффект дает проверка наличия в фондах книг, прошедших конверсию.
Принятая в настоящее время технология по нашему мнению оправдана. В дальнейшем при решении задачи обработки более глубокой ретроконверсии она может быть изменена с целью повышения производительности.
В настоящее время основные усилия в развитии технологии направлены нашими специалистами на углубление автоматизации отдельных этапов обработки и совершенствование системы управления технологическим процессом.
Иксанова Лилия Амирханова
|
|
| |
