 |
| | Новые возможности при создании электронного архива |
С.Л. Кузнецов, к.и.н., руководитель Научно-информационного центра Горбачев-фонда
• системы массового ввода документов
• сканирование, обработка документов, ввод в базы данных
• Kofax Ascent Capture v. 5.5
В нашем журнале уже неоднократно писалось о проблемах и средствах для создания электронных архивов. Одна из самых трудоемких операций при создании электронного архива - это перевод бумажных документов в электронную форму. Несмотря на принятие закона "Об электронной цифровой подписи", придающего юридическую силу документу в электронной форме, и увеличение доли документов, создающихся и существующих в электронной форме, количество документов, поступающих в организацию в бумажной форме, сокращается очень медленно. Кроме того, традиционные архивы документов, в первую очередь постоянного и долговременного сроков хранения, также требуют перевода в электронную форму для повышения эффективности их использования и обеспечения сохранности оригиналов.
В настоящее время появился ряд новых решений и программных продуктов, существенно повышающих эффективность ввода документов и работы с электронным архивом. В данной статье рассказывается о системе, предназначенной для организации массового ввода документов.
Процесс, обобщенно называемый сканированием документов, на самом деле включает ряд операций:
• собственно сканирование;
• обработка изображения;
• атрибутирование (выделение реквизитов документа);
• полнотекстовое распознавание;
• заполнение регистрационной карточки на документ;
• индексирование для обеспечения поиска по тексту документа и полям регистрационной карточки;
• контроль ввода.
При небольших объемах сканирования все эти операции производятся одним оператором на одном рабочем месте. При больших объемах эта работа разбивается на отдельные операции, каждая из которых выполняется отдельным оператором или операторами с помощью специализированного программного обеспечения (ПО), что и обеспечивает значительное повышение производительности труда и снижение количества ошибок.
Очень важная и достаточно трудоемкая операция - контроль качества ввода. Ошибки при заполнении регистрационной карточки, пропущенные листы и другие ошибки могут существенно затруднить или даже сделать невозможным поиск документа в дальнейшем. Например, если по ошибке при регистрации в карточке вместо 1998-го будет указан 1993 год, при поиске документов с учетом даты этит документы (группа документов) не будут найдены.
Собственно сканирование не является сегодня проблемой. В зависимости от объема документов для преобразования бумажных документов в электронные изображения сегодня используются промышленные сканеры документов, специально спроектированные для того, чтобы сканировать большие объемы документов формата А4 или А3 со скоростью от 20 до 200 и более страниц в минуту. Основная проблема - обработать эти 200 страниц в минуту и ввести их в используемый программный комплекс для работы с электронным архивом.
Для организации массового ввода сегодня чаще всего используется система Ascent Capture фирмы KOFAX (в настоящее время поставляется версия 5.5).
Фирма Kofax Image Products разрабатывает и предлагает на рынке продукты, предназначенные для преобразования бумажных документов в информацию в электронной форме. Бизнес Kofax фокусируется на процессах сканирования больших объемов документов, получения графических образов и извлечения из них текстовой и числовой информации и передаче затем этой информации в системы управления документами.
Продолжение читайте в печатной и электронной версиях журнала
http://www.top-personal.ru
|
|
| |
