Типовые решения
Отраслевые решения
О платформе STOR-M3
Как ознакомиться с системой
Технические характеристики
Поддержка
Обучение





Отправьте запрос:

Организация:
ФИО:
Должность:
Контактный телефон:
Город:
E-mail:
Откуда о нас узнали:
Доступ к демо-версии:
Вопрос:

Электронный архив для Центрального архива Управления делами Президента РФ
ФГБУ «Центральный архив» Управления делами Президента Российской Федерации


Область деятельности: Архив
Сайт: www.adp-archive.ru

1 Заказчик

1.1 Основные виды деятельности
  • Хранение, комплектование и учет архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления делами и подведомственных ему организаций
  • Физико-химическая и техническая обработка архивных документов;
  • Организация использования архивных документов для обеспечения деятельности организаций, подведомственных Управлению делами;
  • Оказание методической помощи организациям, подведомственным Управлению делами, в постановке архивной работы, отбору и подготовке документов к передаче на архивное хранение;
1.2 Хранимая документация

Основной объем документов, подлежащих хранению в Центральном архиве, составляют: организационно-распорядительная документация и документы по личному составу (приказы, лицевые счета, личные дела работников) Управления делами и подведомственных ему организаций. Кроме того, в архиве хранятся документы (личные дела, анкеты, автобиографии и др.) видных деятелей медицины, работавших в системе Лечебно-санаторного управления Кремля, Четвертого главного управления при МЗ СССР и РСФСР и их преемников. Указанные документы составляют историческую ценность, и подлежат постоянному (бессрочному) хранению.

2 Инициация проекта

2.1 Цель проекта

Создание электронного архива документации, имеющей культурно-историческое, научное, практическое и иное значение, а также повышение эффективности работы учреждения, в части оперативного предоставления востребованной населением информации.

2.2 Основные бизнес-требования заказчика
  1. Перейти на более высокий уровень организации хранения и использования документов;
  2. Ускорить и упростить процесс выдачи справок действующим и уволенным сотрудникам медицинских учреждений, курируемых Управлением делами Президента РФ;
  3. Предоставит оперативный доступ к востребованной документации для ее использования в научных, исторических, медицинских, социальных и иных целях.
  4. Обеспечить безопасное хранение документов в условиях роста их объема;
2.3. Индикаторы успешности проекта

Оперативность предоставления информации, необходимой для обработки запросов на выдачу справок.
Соблюдение сроков и бюджета проекта.

2.4 Обоснование проекта

Работа с документами и все взаимосвязанные процессы в Центральном архиве происходили с участием бумажного архива документации. Такой подход проявил достаточную эффективность, но слишком невысокую скорость. В связи с постоянно растущим количеством запросов и необходимостью обработки электронных запросов с интернет-портала было принято решение на создание системы электронного архива и перевод документации в электронный вид.

3 Описание проекта

Помимо поставки и внедрения электронного архива была разработана функция поиска в тексте документа и отображения поисковых результатов в интерфейсе просмотра документа.

Следующим шагомы было произведено поточное сканирование документации по личным делам, которая впоследствии была проиндексирована и занесена в систему электронного архива.

Содержание и объем работ по сканированию: 52000 листов формата А4, сшитых в 640 документов.
Объем документов подлежащих индексации: 750 документов

Длительность проекта - 3 месяца.

4 Соблюдение качества

Соответствие качества реализуемого программного продукта контролировалось отделом качества и тестирования нашей компании.

5 Результаты проекта

Внедрение системы решило проблему сохранности документов (в результате обеспечения возможности работы с электронными копиями документов без обращения к бумажным оригиналам). Кроме того, появиласть возможность работы с электронными запросами граждан на предоставление архивных справок и автоматическое формирование извещений о готовности справок, и их передача гражданам по электронной почте.


Все клиенты