 |
| | Описание базового модуля Алее Архив 3 |  Электронный архив Алее Архив 3 - это система управления архивом электронных документов, которая поможет перевести документацию в электронный вид, описать ее и организовать работу с документами для большого количества сотрудников.
Работа с электронным архивом Алее Архив 3:
 Увеличит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на поиск документов, их копирование и рассылку, а также оперативный доступ исполнителей к критически важным документам как из локальной сети предприятия, так и удаленно;
Уменьшит затраты на обработку бумаги, на оборудование, на хранение;
Позволит классифицировать документы по разным признакам, собирать, обрабатывать документы в гораздо большем количестве, чем ранее, получать доступ к документам более быстро, отслеживать все действия, произведенные над документами;
Защитит документы от потерь или повреждений и несанкционированного доступа;
Предоставит быстрый и своевременный доступ высшего руководства компании к текущей и архивной информации и позволит принимать взвешенные решения и в кратчайший срок.
Поможет обслуживать клиента лучше: при работе с электронным архивом время поиска документа, а, следовательно, время реакции на запрос гораздо меньше, чем при работе с бумажными документами, следовательно, клиент получает ответ быстрее и удовлетворен гораздо больше.
Эффективное управление документами
Алее Архив 3 позволяет управлять неограниченным числом документов, различных по своей структуре и содержанию. Структуризация данных в системе STOR-M 3, прозрачная и понятная процедура, позволяющая создавать различные иерархические структуры хранимых документов и описывать данные документы, благодаря имеющимся гибким инструментам взаимодействия пользователя с системой:
менеджер структур документов
Позволяет:
- создавать неограниченное количество структур и папок любой вложенности;
- изменять иерархическую структуру архива;
- сортировать папки и карточки структуры;
- просматривать файлы в структуре документов архива.
менеджер атрибутов (мета-данных),
Для организации поиска и оперативной работы с документами различных форматов в системе для каждого документа создается карточка документа, содержащая атрибуты документа. Набор атрибутов документа представляет собой описательные данные документа (или документов) или его метаданные.
Система позволяет гибко работать с атрибутами, предоставляя:
- создание групп и подгрупп атрибутов;
- создание атрибутов в группе;
- определение типа данных атрибута;
- назначение обязательных и необязательных атрибутов;
- назначение значений по умолчанию;
- внесение атрибутов и групп атрибутов в карточку;
- наследование атрибутов от карточки к карточке;
- импортирование атрибутов и групп атрибутов из другой карточки, как со значениями, так и без них.
- управление видимостью атрибутов и возможность поиска по атрибутам в веб-интерфейсе;
- поиск по атрибутам.
менеджер справочников (предопределенных значений для атрибутов)
Справочники - это набор значений, логически связанный с атрибутами. Записи справочника используются в качестве значений атрибутов, в свойствах которых справочники подключены. Структура справочника позволяет создавать иерархию записей. Эта способность позволяет составлять значения атрибутов в виде полного пути к записи справочника. Если редактор выбрал второй уровень в качестве значения, то значение атрибута сформируется из записей первого и второго уровней. Специальный интерфейс Справочники позволяет создавать, редактировать и удалять справочники и их значения.
создание динамических структур
позволяют автоматически создавать выборки и срезы данных архива по различным критериям и представлять их в виде отдельного каталога в структуре архива, предлагая пользователям дополнительные инструменты просмотра и поиска документов.
Работа с карточкой
Карточка документа является основным элементов архивной системы. Работа с карточкой включает в себя:
- добавление необходимых атрибутов путем простого внесения атрибутов из списка имеющихся в системе или путем импортирования;
- редактирование значений атрибутов;
- прикрепление к карточке файлов документов;
- просмотр, удаление и редактирование документов, с возможностью создания версий;
- формирование описаний документа;
- создание ссылок на другие карточки или файлы.
Работа с файлами
Архивная система позволяет работать с файлами различных форматов. При просмотре и редактировании файла он открывается либо в родном для данного файлаприложении, либо во встроенном просмоторщике .
Система предоставляет гибкие возможности для работы с версиями документов. Любой документ может иметь неограниченное число версий.
Также в системе реализована возможность сканирования документов и автоматического их прикрепления к карточке.
Алее Архив 3 имеет встроенный версионный контроль любой хранимой единицы, вплоть до значения единичного атрибута. Пользователь всегда может посмотреть историю изменений любого объекта системы и произвести возврат на нужную версию.
Описание документов
Для эффективного поиска и представления информации в архивной системе Алее Архив 3 документы могут быть описаны одним или всеми перечисленными ниже способами:
Созданием атрибутов;
Автоматическим и ручным наследованием атрибутов по иерархии структуры;
Формированием ссылок на различные элементы структур;
Формированием "умных" папок, которые при раскрытии выполняют определенные пользователем или администратором системы поисковые запросы и подборки и выводят динамическое и всегда актуальное содержание.
Поиск документов
Поиск в системе осуществляется путем составления поисковых запросов по атрибутам или используется общий поиск по всем доступным данным. Поисковые запросы могут быть сохранены для дальнейшего использования.
Помимо широко используемого поиска по атрибутам Алее Архив 3 производит поиск и по содержимому прикрепленных к карточкам файлов. По умолчанию поддерживается полный офисный набор – Word, Excel, PowerPoint, Html, Txt, PDF. Другие форматы подключаются путем добавления соответствующих расширений как приобретаемых отдельно из готового набора, так и разрабатываемых под конкретные типы документов заказчика.
Алее Архив 3 также включает в себя встроенную интеграцию с ABBY FineReader Recognition Server, что позволяет как производить поиск по содержимому отсканированных (растровых) изображений, так и предоставлять пользователям их распознанные текстовые версии.
Фоновые задачи
Все процессы, которые требуют для своего выполнения более пяти секунд, организованы в системе как фоновые. Это позволяет, например, одновременно производить импорт данных в систему, загружать или скачивать документы, производить навигацию и правку уже введенных на текущий момент данных. Пользователю не придется ждать, когда завершится одна задача, чтобы начать выполнять другую.
Смотрите описание дополнительных возможностей системы (модулей) Алее Архив 3 в разделе МОДУЛИ.
Максимизируйте производительность уже существующих ресурсов!
Электронный архив Алее Архив обеспечивает быстрое внедрение системы, интеграцию в масштабах предприятия и минимальное потребление ресурсов локальной сети. Быстрое освоение и использование системы людьми критически важно для успешного внедрения системы управления документами. Электронный Архив поможет вашему персоналу работать наиболее эффективно и использовать весь свой потенциал.
|
|
| |
