 |
| | Актуализация данных | Это специфический механизм, реализованный в системе модулем Актуализации, который позволяет:отслеживать состояние документов и, при свершении определенных событий, менять статус документов, что необходимо в случае когда система содержит критически важные для бизнеса документы, актуальность которых может серьезно повлиять на ее деятельность.
Например, документы с ограниченным сроком действия, такие как приказы, сертификаты или лицензии., при окончании срока действия система может как заблаговременно предупредить пользователей об истечение срока действия , так и перевести статус документа с «действует» на «срок действия истек» и оповестить об этом пользователей системы (либо реализовать оба варианта);
при наличии неопределенности, например с документами внешних компаний, таких как стандарты, срок действия и их актуальность не известны в каждый момент времени, а поддержание таких документов в актуальном состоянии крайне важны для бизнеса (например, в случае стандарта, определяющего требования к качеству или сертификации выпускаемой продукции), то тогда система реализует процесс, позволяющий организовать данную работу внутри компании.
Данный модуль востребован в электронных архивах нормативной и технической документации, а также организационно-распорядительных документов.
|
|
|
