 |
| | Электронный архив проектной документации |
Соотношение количества бумажных и электронных документов составит через пять лет 50% на 50%, а через 10 лет - 30% на 70%. Количество электронных документов удваивается за год, а количество бумажных документов растет только на 7%.
|
Электронный архив проектной документации на базе STOR-M 3, позволит Вам:
 перевести проектную документацию в электронный вид и эффективно работать с ней;
структурировать и описывать данную документацию;
производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки;
видеть полную информацию по всем подразделениям, филиалам и объектам;
предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам;
готовить комплекты проектно-сметной документации для заказчика и различных проверяющих органов.
Для организации эффективной работы с проектными документами архивная система должна содержать полные данные по всем объектам в электронном виде: структуру документов по каждому из объектов, для которых разрабатывалась проектнаядокументация; поля описаний данных документов и непосредственно сами файлы документов (отсканированные копии подлинников документов в формате PDF или TIFF) или исходные документы в любом электронном формате (AutoCAD, PDF, Word, Excel и т.д.).
Заполнение архивной системы может происходить различными способами:
документы сторонних компаний заносятся в электронный архив путем сканирования (если они поступают в бумажном виде) или путем прикрепления в архив их файлов (если документы электронные) по мере поступления в компанию;
собственные документы – путем автоматического создания записи в электронном архиве из имеющейся системы проектирования и последующего прикрепления файла документа;
архивные документы – путем поточного сканирования и ввода копий архивных документов в электронный архив;
заполнение может производиться во всех подразделениях компании, в том числе удаленных.
Структурирование и описание информации производится по мере внесения данных одним из перечисленных выше способов. Под структурированием и описанием информации подразумевается формирование каталога проектной документации и определение полей описаний для группы документов или одного документа, необходимых для дальнейшей работы с ними. Структура архива и структура полей описаний документов индивидуальны для каждой компании и отражают специфику работы с документами.
Как только документы поступают в архивную систему, Вы можете организовать доступ к ним для соответствующих сотрудников компании, а также, в случае необходимости, удаленных сотрудников подразделений или филиалов.
Чем полнее представлена проектная документация в электроном архиве, тем большие возможности предоставляет система по работе с данной документацией, а именно – поиск и формирование комплектов документов для заказчика, для отправки на объект или в проверяющие органы.
Для быстрого и удобного формирования пакетов документации и отправке их, например, заказчику, в архиве предусмотрен экспорт всех данных, хранящихся в архиве, или их части в отдельную файловую html- структуру. Данные экспортируются в структурированном виде также, как они хранились в архиве, со всеми атрибутами, описаниями и файлами. Далее эти данные могут быть записаны на CD или DVD диски и переданы заказчику.
Гибкий поисковый механизм позволяет наилучшим образом настроить поисковые поля, оптимизировать их для поиска именно проектной документации данной компании, что в свою очередь уменьшает время, затрачиваемое на поиск.
Поиски и выборки могут проводиться по различным критериям. Чем полнее и глубже описана документация на этапе структурирования, тем сложнее и полнее могут быть выборки. Возможность проведения таких выборок ускоряет процесс поиска документов в разы по сравнению с поисками в бумажном архиве.
Таким образом, Вы получаете эффективный инструмент для работы с проектной документацией, ускоряющий эту работу и экономящий Ваши средства за счет сокращения:
расходов на хранение и копирование бумажных документов;
количества людей на обработку бумажных оригиналов;
времени на поиск нужного документа;
времени на подготовку комплектов документов.
|
|
|
| | ИНЖЭНЕРГОПРОЕКТ
КРАСНОДАРГРАЖДАНПРОЕКТ
Флеминг Фэмили энд Партнерс (Раша) Лимитед
Российские Особые Экономические Зоны
|
| |
Скачать PDF версию 
