 |
| | Электронный архив для Центрального архива Управления делами Президента РФ |  ФГБУ «Центральный архив» Управления делами Президента Российской Федерации
Область деятельности: Архив
Сайт: www.adp-archive.ru
1 Заказчик
1.1 Основные виды деятельности
- Хранение, комплектование и учет архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления делами и подведомственных ему организаций
- Физико-химическая и техническая обработка архивных документов;
- Организация использования архивных документов для обеспечения деятельности организаций, подведомственных Управлению делами;
- Оказание методической помощи организациям, подведомственным Управлению делами, в постановке архивной работы, отбору и подготовке документов к передаче на архивное хранение;
1.2 Хранимая документация
Основной объем документов, подлежащих хранению в Центральном архиве, составляют: организационно-распорядительная документация и документы по личному составу (приказы, лицевые счета, личные дела работников) Управления делами и подведомственных ему организаций. Кроме того, в архиве хранятся документы (личные дела, анкеты, автобиографии и др.) видных деятелей медицины, работавших в системе Лечебно-санаторного управления Кремля, Четвертого главного управления при МЗ СССР и РСФСР и их преемников. Указанные документы составляют историческую ценность, и подлежат постоянному (бессрочному) хранению.
2 Инициация проекта
2.1 Цель проекта
Создание электронного архива документации, имеющей культурно-историческое, научное, практическое и иное значение, а также повышение эффективности работы учреждения, в части оперативного предоставления востребованной населением информации.
2.2 Основные бизнес-требования заказчика
- Перейти на более высокий уровень организации хранения и использования документов;
- Ускорить и упростить процесс выдачи справок действующим и уволенным сотрудникам медицинских учреждений, курируемых Управлением делами Президента РФ;
- Предоставит оперативный доступ к востребованной документации для ее использования в научных, исторических, медицинских, социальных и иных целях.
- Обеспечить безопасное хранение документов в условиях роста их объема;
2.3. Индикаторы успешности проекта
Оперативность предоставления информации, необходимой для обработки запросов на выдачу справок.
Соблюдение сроков и бюджета проекта.
2.4 Обоснование проекта
Работа с документами и все взаимосвязанные процессы в Центральном архиве происходили с участием бумажного архива документации. Такой подход проявил достаточную эффективность, но слишком невысокую скорость. В связи с постоянно растущим количеством запросов и необходимостью обработки электронных запросов с интернет-портала было принято решение на создание системы электронного архива и перевод документации в электронный вид.
3 Описание проекта
Помимо поставки и внедрения электронного архива была разработана функция поиска в тексте документа и отображения поисковых результатов в интерфейсе просмотра документа.
Следующим шагомы было произведено поточное сканирование документации по личным делам, которая впоследствии была проиндексирована и занесена в систему электронного архива.
Содержание и объем работ по сканированию: 52000 листов формата А4, сшитых в 640 документов.
Объем документов подлежащих индексации: 750 документов
Длительность проекта - 3 месяца.
4 Соблюдение качества
Соответствие качества реализуемого программного продукта контролировалось отделом качества и тестирования нашей компании.
5 Результаты проекта
Внедрение системы решило проблему сохранности документов (в результате обеспечения возможности работы с электронными копиями документов без обращения к бумажным оригиналам). Кроме того, появиласть возможность работы с электронными запросами граждан на предоставление архивных справок и автоматическое формирование извещений о готовности справок, и их передача гражданам по электронной почте.
Все клиенты
|
|
|
